Elektronska omarica za datoteke je lahko bodisi metaforična sklicevanje na sistem shranjevanja dokumentov in drugih informacij na elektronskem mediju, kot je trdi disk računalnika, ali pa se nanaša na dejanski del programske opreme, ki pomaga pri ustvarjanju in vzdrževanju elektronskih zapisov. Velikokrat se elektronska omarica za datoteke omenja kot način digitalnega shranjevanja fizičnih dokumentov za povečanje učinkovitosti iskanja dokumentov ali za zmanjšanje prostora, potrebnega za fizične dokumente. Uporaba elektronskega arhivskega sistema lahko več uporabnikom omogoči dostop do informacij hkrati, ne da bi se gneča pred fizično omarico za datoteke, in lahko tudi omogoči, da so informacije, ki jih vsebuje, na voljo na daljavo prek omrežnih povezav.
Ni enotne definicije, kaj pravzaprav je elektronska kartotečna omara; namesto tega se izraz na splošno nanaša na uporabo elektronskega pomnilnika na način, ki se približuje fizični omari za datoteke. Na zelo osnovni ravni je en sam imenik na trdem disku računalnika, ki vsebuje nekaj dokumentov ali drugih datotek, tehnično elektronska datotečna omara, ker so datoteke ločene, indeksirane in jih je včasih mogoče iskati po funkcijah operacijskega sistema. Zelo napreden elektronski sistem arhiviranja bi lahko uporabljal sistem za upravljanje relacijskih baz podatkov (RDBMS), ki bi uporabnikom v bistvu omogočil, da kategorizirajo vsak kos informacij v okviru, ki lahko nato išče ali prikliče informacije na poseben način.
Pri uporabi elektronske omare je na voljo veliko možnosti, ki jih fizična omarica ne more zagotoviti. Celotno kartotečno omarico, odvisno od njene velikosti, je mogoče kopirati na digitalno napravo ali zgoščenko (CD), kar omogoča varnostno kopiranje, prenos ali enostavno prenašanje. Na voljo je lahko tudi prek omrežja, tako da lahko do njega dostopa več uporabnikov, ne glede na lokacijo. Podatki v elektronskem sistemu arhiviranja so lahko zaščiteni z geslom ali šifrirani za dodatno varnost. V nekaterih primerih je mogoče dokumente v elektronskem sistemu zlahka poiskati po določenih ključnih besedah, kar olajša iskanje nekaterih informacij, kot bi bilo v fizični omari.
Nekatere aplikacije, ki poskušajo zagotoviti popoln sistem upravljanja za informacije in dokumente, lahko imenujemo programska oprema za elektronske omare za datoteke. Te pogosto vključujejo funkcije, podobne bazi podatkov, in možnosti za dostop do omrežja ali ustvarjanje poročil. V nekaterih primerih lahko aplikacija indeksira celotne sklope dokumentov, tako da jih zlahka preberete prek grafičnega uporabniškega vmesnika (GUI).
Občasno se lahko pojavijo težave z uporabo elektronske omare za datoteke. Ena je ta, da če so informacije pridobljene iz spletnih virov, lahko pride do težav z avtorskimi pravicami pri shranjevanju dokumentov brez dovoljenja avtorjev. Druga težava, zlasti na področjih, ki imajo močno zakonodajo o zasebnosti, je, da osnovni sistem elektronske omare morda ne zagotavlja vseh obveznih točk varnosti in zasebnosti, kar pomeni, da bo morda potrebna intenzivnejša, panožno specifična vrsta sistema elektronskih dokumentov. uporabiti za občutljive podatke.