Elektronska izmenjava podatkov je orodje, ki se uporablja za olajšanje prenosa podatkov med dvema ločenima sistemoma. V zvezi s to vrsto izmenjave podatkov obstaja več pravil in protokolov, ki jih je treba uskladiti vnaprej. Najpogostejši razlog za vzpostavitev elektronske izmenjave podatkov je zagotoviti varen in poceni način za zagotavljanje občutljivih informacij stranki ali poslovnemu partnerju. To vrsto prenosa podatkov pogosto najdemo v bančništvu, vladi ali drugih panogah, kjer je potrebno veliko podrobnosti.
Za vzpostavitev elektronske izmenjave podatkov morata biti dobavitelj in prejemnik v pogosti komunikaciji. Ta vrsta projekta običajno zahteva štiri do šest tednov predanega truda na obeh straneh. Vsaka stran bi morala zgraditi projektno skupino, ki vključuje razvijalca ali programerja, ki ima izkušnje s programsko opremo, ki bo sprejemala ali prenašala podatkovno datoteko. Poleg tega mora varnostno ali infrastrukturno osebje pogosto določiti, kako se bodo informacije izmenjale in kateri varnostni protokoli morajo biti vzpostavljeni na obeh straneh.
Prvi korak pri razvoju elektronske izmenjave podatkov je določiti obliko in postavitev datoteke, ki se prenaša. To vključuje natančne podatke, ki bodo navedeni v datoteki, datum začetka veljavnosti in pogostost pošiljanja datoteke. Na primer, podatkovna datoteka knjig, ki jih je knjižnica kupila pri založniku, mora vsebovati identifikacijsko številko, količino, znesek, valuto, datum nakupa, številko računa stranke in edinstven identifikator datoteke. Oblika se lahko razlikuje, vendar je pogosto z vejico ločene vrednosti (CSV) ali besedilo (TXT).
Ko je format potrjen, je treba pregledati postavitev podatkov. Pri elektronski izmenjavi podatkov se datoteka običajno naloži neposredno v računalniški sistem. Za prevajanje vsakega stolpca podatkov v datoteki v pravilno polje je potreben program. Ta prevod je pogosto precej zamuden, zlasti za prvo datoteko. Ko je predloga vzpostavljena, se proces premika veliko hitreje.
Varnost datoteke in dostop do različnih sistemov je naslednje vprašanje, ki ga je treba obravnavati. To se najpogosteje doseže z ustvarjanjem mesta za prenos datotek ali FTP. To spletno mesto je v resnici le omrežni pogon, ki je dostopen prek interneta. Pošiljatelju se zagotovi uporabniško ime in geslo, ki lahko nato po potrebi naloži datoteko. Prejemnik je obveščen, da je datoteka na voljo, nato pa lahko prenese datoteko s spletnega mesta in jo naloži v glavni sistem.