Elektronska izmenjava podatkov (EDI) je proces uporabe računalnikov za izmenjavo poslovnih dokumentov med podjetji. Prej so se za izmenjavo dokumentov uporabljali faksi ali tradicionalna pošta. Pošiljanje pošte in faksa se še vedno uporabljata v poslovanju, vendar je EDI veliko hitrejši način za isto stvar.
EDI uporablja ogromno podjetij. Več kot 100,000 podjetij je zamenjalo bolj tradicionalne metode z EDI. Ta novi sistem ima številne prednosti; stroški so eden izmed njih. Izmenjava računalnika z računalnikom je veliko cenejša od tradicionalnih načinov izmenjave dokumentov. Obdelava naročila v papirni obliki lahko stane do 70 ameriških dolarjev (USD), medtem ko uporaba EDI stane 1 USD ali manj.
Ker računalnik obdeluje dokumente v EDI, je tudi manj možnosti za človeške napake. Hitrost je še ena prednost. Papirno naročilo lahko traja deset dni do dva tedna od trenutka, ko ga kupec zahteva, do trenutka, ko ga pošiljatelj pošlje. Zdaj je mogoče isto naročilo obdelati v manj kot enem dnevu.
Ti hitrejši časi transakcij pomagajo ohranjati učinkovite ravni zalog. Prispevajo tudi k boljši izrabi skladiščnega prostora in manj težav z odsotnostjo zalog. To posledično vodi do zmanjšanja stroškov prevoza, saj ne bi smelo biti potrebe po doplačilih za nujno dostavo v zadnjem trenutku.
Postopek ima nekaj pomanjkljivosti. EDI lahko deluje le, če vsi, s katerimi se podjetje ukvarja, uporabljajo isto metodo. Če v nekaterih podjetjih prehod ni bil izveden, bodo druga podjetja, ki se ukvarjajo z njimi, morda morala uporabiti EDI kot tudi bolj tradicionalne metode. To je lahko drago in dolgotrajno. Lahko vključuje enega člana osebja, ki vzdržuje postopek pošiljanja, medtem ko drugi delavec pošilja dokumente elektronsko.
Postopek uporabe EDI za nakup je zelo preprost. Ko je naročilo napisano, se dokument prevede v določeno obliko in prek interneta posreduje dobavitelju. Zagotoviti je treba, da je dokument, ki ga uporabljata obe strani, v popolnoma enaki obliki.
Varnost je pomembno vprašanje za podjetja, ki uporabljajo EDI. Varnost podatkov je v celotnem procesu nadzorovana z uporabo gesel, šifriranja in identifikacije uporabnika. EDI ima programsko opremo, ki preverja in ureja točnost dokumentov.
V bistvu je vse, kar potrebujete za izvajanje te metode izmenjave dokumentov, računalnik in dostop do interneta. Obstaja veliko podjetij, ki ponujajo preproste programske pakete EDI. Ti imajo lastno programsko opremo za šifriranje in postopek namestitve se lahko zaključi v nekaj minutah. Z majhnimi začetnimi izdatki lahko podjetja uporabljajo EDI za izboljšanje učinkovitosti, hkrati pa prihranijo čas, denar in delo.
SmartAsset.