Izjava o omejitvi odgovornosti e-pošte je izjava, dodana na dnu e-pošte, da se omeji odgovornost podjetja v primeru težave ali tožbe. Čeprav e-poštna izjava o zavrnitvi odgovornosti ne preprečuje, da bi bila družba tožena, lahko pomaga odvrniti ljudi od tožbe. Izjava o zavrnitvi odgovornosti po e-pošti lahko tudi pokaže sodišču, da je podjetje ukrepalo, da bi preprečilo nastanek težave. Pogosti primeri zavrnitve odgovornosti v e-pošti so tisti, ki navajajo, da podjetje ni odgovorno za kakršne koli viruse, ki bi lahko izvirali iz e-pošte zaposlenih, ali da je prejemniku e-pošte prepovedano deliti občutljive podatke, ki jih najdemo v sporočilu.
Vrste izjav o zavrnitvi odgovornosti se razlikujejo glede na to, pred čim se podjetje skuša zaščititi. Pogosti primeri obravnavajo zaupne informacije, dejanja zaposlenih v podjetju in pravila o omejevanju pogodb. Podjetja lahko na vsa e-poštna sporočila dodajo e-poštno izjavo o zavrnitvi odgovornosti, v kateri navaja, da zaposleni ne morejo skleniti pogodbe, ne da bi jo predhodno odobrilo podjetje, in navaja, da podjetje ni odgovorno, če zaposleni pošlje virus ali druge neprimerne informacije prek e-poštnega sistema podjetja. .
Zamisel o zavrnitvi odgovornosti e-pošte je preprosto navesti, da je podjetje naredilo vse, da bi preprečilo, da bi netočne ali nevarne informacije prišle v e-poštni sistem, vendar da podjetje ni odgovorno, če to stori. Da bi to podprli, bi moralo podjetje vzpostaviti politiko zaposlenih s pravili, ki zelo jasno določajo, kaj zaposleni lahko in česa ne sme storiti prek sistema elektronske pošte podjetja. Če se pritoži na sodišče, lahko podjetje predstavi tako izjavo o omejitvi odgovornosti kot politiko e-pošte kot dokaz, da je sprejelo vse potrebne ukrepe, da prepreči nastanek kakršnih koli težav.
Čeprav lahko e-poštna sporočila o zavrnitvi odgovornosti pomagajo zaščititi podjetje, niso zanesljiva. Če podjetje krši zakon ali je toženo, ga lahko zavrnitev odgovornosti e-pošte zaščiti na sodišču ali pa tudi ne. Ne služi kot pravna izjava, temveč kot znak, da je družba sprejela vse razpoložljive ukrepe, da bi preprečila nezakonita dejanja.
Drug pomemben način, kako se lahko podjetje zaščiti, je zagotoviti, da je izjava o omejitvi odgovornosti e-pošte kratka, lahko razumljiva in prepoznavna, tako da se ne zamenja z običajnim besedilom e-pošte. Zavrnitve odgovornosti v pisavi druge barve ali velike velikosti pisave bodo pritegnile pozornost nase. Podjetje bi se moralo posvetovati z odvetnikom ali drugim pravnim svetovalcem, če potrebuje pomoč pri pisanju izjave o zavrnitvi odgovornosti. Če podjetje meni, da obstaja veliko tveganje za tožbo, bi moralo sprejeti druge, bolj pravno zavezujoče ukrepe, da prepreči nastanek težav.