Digitalni faks je vrsta dokumenta faksa, ki se pošlje in včasih prejme kot elektronski dokument in ne kot papirni dokument, ki se natisne s standardnim faksom. Prednost digitalnega faksa je, da je elektronski dokument mogoče shraniti v datoteko na trdem disku računalnika in natisniti, ko in ko prejemnik zahteva tiskano kopijo. Ker se šteje za bolj zeleno alternativo tradicionalnemu faksiranju, je možno pošiljanje digitalnega faksa s strojno in programsko opremo, razvito za ta namen.
Eden od pogostejših načinov, ki jih potrošniki uporabljajo za pošiljanje ali prejemanje digitalnega faksa, je uporaba storitev ponudnika elektronskih faksov. S to aplikacijo se naročniku zagotovijo prijavne poverilnice za dostop do ponudnikovega omrežja, naloži kopijo elektronskega dokumenta, ki ga želi poslati, posreduje podatke o prejemniku in nato pošlje dokument. Odvisno od tega, kako ta prejemnik raje prejme dokument, je faks lahko preusmerjen na tradicionalni faks in natisnjen kot tiskana kopija ali pa je v obliki e-poštnega faksa, ki ga lahko prejemnik shrani na trdi disk svojega računalnika. za kasnejšo uporabo.
Poleg vzpostavitve računa pri ponudniku digitalnih faksov je možen tudi nakup strojne opreme, ki uporabnikom omogoča uporabo katere koli vrste internetne povezave za pošiljanje ali prejemanje faksov. S to aplikacijo je strojna oprema kot periferna naprava priključena na namizje prenosnega računalnika. Nato se v računalnik namesti programska oprema, ki omogoča, da priključena naprava zagotavlja funkcijo, ki je podobna standardnemu faksu. Številni modeli omogočajo uporabnikom, da v napravo vstavijo tiskano kopijo dokumenta, ki ga pošljejo po faksu, in nato sledijo osnovnim navodilom za začetek pošiljanja. Nekateri modeli uporabniku omogočajo tudi, da izbere elektronsko datoteko, shranjeno na trdem disku računalnika, zagotovi potrebne kontaktne podatke za prejemnika in pošlje faks brez potrebe po uporabi tiskane kopije.
Ena od glavnih prednosti uporabe tega pristopa faksiranja je, da se zmanjša količina papirja, porabljenega v procesu. Ker se namesto tiskanih kopij lahko uporabljajo elektronski dokumenti, to pomaga zmanjšati stroške dobave za pisarno. Poleg tega preprosto vlečenje in elektronski dokument ter uporaba storitve digitalnega faksa ali neke vrste opreme, priključene na računalnik, pomeni, da lahko uporabniki pošiljajo fakse po nižjih stroških, kar je še posebej pomembno, če podjetje rutinsko uporablja faksiranje kot del poslovanje.