Diagram pretoka podatkov je strukturiran prikaz podatkov, ki se premikajo v informacijski sistem in iz njega. Podrobnosti v diagramu pretoka podatkov se razlikujejo glede na raven, ki mu je dodeljena. Na splošno ima visokonivojski diagram le omejene informacije, medtem ko ima diagram nižje ravni veliko bolj podrobne informacije. Te informacije uporablja razvojna ekipa za upravljanje podatkov v informacijskem sistemu.
Ko ekipa razvija informacijski sistem, ustvari diagram pretoka podatkov, ki dokumentira, kako bodo informacije vstopile v sistem in iz njega. Na začetku so te informacije ustvarjene na zelo visoki ravni, pri čemer so v diagram vključene samo meje informacijskega sistema. Ker ekipa razvija več funkcionalnosti informacijskega sistema, se lahko vsak od procesov znotraj sistema vključi v diagram pretoka podatkov. Ta diagram pomaga skupini določiti, kje bodo shranjeni podatki za podporo sistemu.
Ti diagrami imajo pomembno vlogo, saj dokumentirajo, kako vsak proces v sistemu dostopa do informacij. Zunanji sistemi lahko dostopajo tudi do podatkov, shranjenih v danem informacijskem sistemu. Te izmenjave med sistemi so dokumentirane, tako da lahko analitiki spremljajo vsako interakcijo sistema. Takšne interakcije so pomembne informacije v procesu upravljanja podatkov vsake organizacije.
Državni zakoni in predpisi zahtevajo upravljanje in shranjevanje določenih podatkov. Ti predpisi se razlikujejo glede na industrijo. Diagram pretoka podatkov pomaga vsaki organizaciji upravljati, kako bo organizacija izpolnjevala vladne zahteve za shranjevanje podatkov. Nekateri predpisi zahtevajo shranjevanje za daljše časovno obdobje. Organizacija mora ustrezno načrtovati ustrezno količino shranjevanja podatkov.
Diagrami pretoka podatkov tudi pomagajo razvojni skupini pri oblikovanju poročil in funkcij zaslona, ko se informacijski sistem združi. Ekipa mora vedeti, kje zbrati podatke, da jih lahko predstavi končnemu uporabniku. Medtem ko sam diagram toka podatkov ne obravnava funkcionalnosti sistema, dokumentira, kateri sistem je odgovoren za shranjevanje določenega podatka. Razvojna skupina uporablja informacije o pretoku podatkov, da v svoji funkcionalni dokumentaciji opiše, kje bo iskala informacije, ki jih bo prikazala končnemu uporabniku.
Vsaka organizacija ima nabor diagramov pretoka podatkov za dokumentiranje informacij, shranjenih v informacijskih sistemih organizacije. Ta niz diagramov se uporablja za pravilno upravljanje in izpolnjevanje zahtev organizacije za shranjevanje podatkov. Zahteve za shranjevanje podatkov vsake organizacije določi sama organizacija, da bi izpolnjevala različne vladne predpise in druge pravne zahteve.