Gotovinski strošek je strošek, ki se plača takoj v gotovini ali v enakovredni vrednosti, kot je ček ali denarna nakaznica. To je v nasprotju s stroški, plačanimi na kredit, bodisi s kreditno pogodbo s prodajalcem ali z uporabo kreditne kartice ali kreditne linije za kritje stroškov. Podjetja, ki uporabljajo metodo gotovinskega računovodstva, evidentirajo denarne stroške takoj, ko nastanejo, in evidentirajo stroške kredita samo, ko se denar plača za poravnavo kreditnih računov. Ta računovodska metoda lahko predstavlja nekaj izzivov, zaradi česar mnoga podjetja raje uporabljajo računovodstvo na podlagi nastanka poslovnih dogodkov za spremljanje dejavnosti svojih računov.
V bistvu je denarni strošek vsak strošek, ki se plača vnaprej v takoj razpoložljivih sredstvih. Sredstva za tovrstne stroške se vzamejo neposredno z računov podjetja, namesto da bi se dala na kredit in pozneje odplačala. Obstaja veliko vrst transakcij, pri katerih so plačila v gotovini potrebna zaradi varnosti in zaščite in bi bili vsi evidentirani kot denarni stroški za knjigovodske namene. Nekateri ljudje in podjetja zaradi udobja ali drugih razlogov poslujejo v celoti z gotovino in imajo tako samo denarne stroške.
V gotovinskem računovodstvu se vsakič, ko se izvede gotovinsko plačilo za poravnavo gotovinskega stroška, to evidentira v glavni knjigi skupaj s podatki o transakciji. Ena težava pri tej metodi je, da ni mehanizma za evidentiranje kreditnih transakcij, zato glavna knjiga ne zagotavlja natančnega odraza pogojev poslovanja. Podjetje bi lahko imelo neporavnane kreditne transakcije, ki niso evidentirane, kar ustvarja zavajajoč prikaz njegovega finančnega zdravja.
Denarni strošek lahko vključuje račune, ki so takoj poravnani, tekoče stroške, plačane v gotovini, številne komunalne storitve in tako naprej. Pri računovodskih metodah na podlagi nastanka poslovnega dogodka računovodje poleg evidentiranja denarnih stroškov, ko nastanejo, beležijo tudi kreditne transakcije. Z beleženjem teh transakcij, ko se zgodijo, tudi če se denar še ni spremenil, lahko podjetje bolje spremlja svoje finančno stanje in ustvari bolj pošteno sliko svojih financ za zainteresirane strani.
Pristopi k računovodskim metodam se razlikujejo, odvisno od podjetja. Mnogi so se odvrnili od računovodstva gotovinskih stroškov k računovodstvu na podlagi nastanka poslovnih dogodkov, ker se jim zdi metoda nastanka poslovnega dogodka bolj natančna in koristna za njihove potrebe. Računovodje lahko zagotovijo posebne nasvete o računovodskih metodah in možnosti, ki bi lahko bile najprimernejše za dano podjetje. Ko je računovodska metoda izbrana, jo je treba dosledno uporabljati in uporabljati za zmanjšanje tveganja zmede, netočnih računovodskih izkazov in drugih težav.