Blagajna je dnevnik ali knjiga, v kateri se evidentirajo vse poslovne transakcije. Sama gotovinska knjiga je običajno organizirana v kronološkem vrstnem redu, knjiga pa se rutinsko primerja z bančnimi izpiski, da se zagotovi, da je knjiga točna. Nekatera podjetja uporabljajo dve knjigi – eno za vhodni in eno za odhodni denar. Obstajata tako fizična kot elektronska oblika te knjige, nekatera podjetja pa uporabljajo obe hkrati. Blagajne se uporabljajo tudi za notranjo in zunanjo revizijo, da se zagotovi, da denar ne odhaja na črno, in da se vladi ali podružnici zagotovi, da so vsi poslovni izkazi točni.
Sama blagajna je organizirana na preprost način. Vsi zapisi so kronološki in so običajno vpisani v knjigo, ko se transakcija zgodi ali kmalu po zaključku transakcije, tako da je knjiga čim bolj natančna. Da bi zagotovili, da je knjiga točna, upravitelji običajno rutinsko preverjajo knjigo, morda enkrat na dan ali enkrat na teden, in primerjajo vse bančne izpiske, da se prepričajo, da nobena transakcija ni bila zgrešena in nobena transakcija ni bila goljufiva.
Da bodo transakcije ločene, bodo nekatera podjetja uporabljala dve različni blagajniški knjigi. Ena bo narejena za ves vhodni denar, druga pa za odhodni denar. Za podjetje z velikim številom transakcij je to morda idealno, saj bo lažje brskati po transakcijah in primerjati zapise z bančnimi izpiski.
Ko se je začel koncept blagajniške knjige, so bile na voljo samo papirnate knjige, lahko pa so tudi elektronske knjige. Fizično knjigo je morda težje ukrasti, ker knjige ni mogoče vdreti, lahko pa zavzame tudi veliko prostora. Elektronska knjiga zavzame malo prostora in uporabnikom običajno daje orodja in grafe za boljše beleženje in predstavitev blagajne. Številna podjetja uporabljajo tako fizične kot elektronske knjige, zato obstajajo ločene evidence, da zaposleni ali vodja otežijo krajo denarja.
Poleg spremljanja vseh poslovnih transakcij je še ena pomembna vloga blagajniške knjige, da služi kot revizijsko orodje. Revizije so lahko notranje ali zunanje; notranjo revizijo začne podjetje, ki ima knjigo, zunanjo revizijo pa začne drug subjekt, na primer vlada ali povezano podjetje. S preverjanjem blagajne, primerjavo evidenc z bančnimi izpiski in štetjem dejanskega zneska denarja v podjetju, lahko menedžerji odkrijejo goljufije ali zlorabo denarja. Tudi vodenje blagajniških knjig kaže, da je podjetje transparentno, kar običajno vodi do večjega zaupanja v podjetje.