Znana tudi kot DEMAT, je dematerializacija proces, ki se odmika od uporabe fizične dokumentacije za vzdrževanje finančnih evidenc. Namesto tega dematerializacija uporablja orodja za elektronsko vodenje evidenc, da bi spremljala vse vrste finančnih transakcij. Nabor dokumentov, ki jih je mogoče učinkovito upravljati s programskimi aplikacijami, vključuje skoraj vse, od osnovnih računovodskih evidenc do delniških potrdil.
Ena od večjih prednosti tega pristopa k elektronskemu knjigovodstvu je, da ni več potrebe po fizičnem shranjevanju kopij bilanc in drugih računovodskih dokumentov. Zahvaljujoč tehnologiji skeniranja je mogoče celo izdelati elektronske kopije podpornih dokumentov, ki zagotavljajo reference za vrstične postavke v elektronskih računovodskih evidencah. Vse je mogoče z lahkoto shraniti na trdi disk ali strežnik. Za zaščito pred izgubo ali okvaro lahko varnostne kopije enostavno izdelate in shranite zunaj mesta.
Dematerializacija poleg osnovne računovodske evidence omogoča tudi odpravo potrebe po potrdilih o fizičnih zalogah. Elektronske kopije zalog je mogoče arhivirati za enostavno iskanje. V primeru, da delničar hitro potrebuje kopije zalog, je mogoče do njih dostopati in jih posredovati z elektronskimi metodami, kot je e-pošta ali zaščiten prenos FTP.
Dematerializacija omogoča tudi, da pooblaščene osebe delajo z istimi dokumenti hkrati. S fizičnimi računovodskimi metodami je pogosto težko dvema osebama delati na knjigah hkrati. Ko je računovodski proces popolnoma elektronski, lahko več ljudi hkrati opravlja različne funkcije. Skupina lahko ustvari nove račune, knjiži prejeta plačila za pretekle račune in pripravi širok nabor poročil hkrati.
Ni dvoma, da lahko proces dematerializacije uporabnikom koristi na več načinov. Vodenje evidence zahteva veliko manj prostora, do nje lahko zlahka dostopate z oddaljenih lokacij in omogoča več uporabnikom, da hkrati dostopajo do računovodskih knjig. Trenutno obstajajo plačljivi in brezplačni programski paketi za računovodstvo in finančno evidenco, ki lahko pomagajo vsakemu podjetju ali organizaciji, da z lahkoto doseže popoln status dematerializacije. V primeru računovodske programske opreme obstajajo tudi spletni produkti, ki posamezniku ali podjetju omogočajo vzpostavitev nabora virtualnih knjig. Pooblaščeni posamezniki, ki so varno naloženi v strežnike za izdelek, lahko dostopajo do zapisov in delajo z njimi s katere koli lokacije z aktivno internetno povezavo.
SmartAsset.