Delovno pismo je pravni dokument, ki navaja posebnosti vseh notranjih del, ki jih je treba opraviti na poslovnem prostoru, da ga pripravi najemnik za uporabo. Nekateri najemodajalci zagotavljajo komercialne najeme kot so, najemnik pa bo moral narediti vse potrebne izboljšave. Pogosteje se najemodajalec strinja z nekaj spremembami prostora, da bo lahko uporaben, delovno pismo pa vsebuje informacije o spremembah, o katerih se dogovorita najemodajalec in najemnik. V primeru spora dokument prikazuje, kaj je vsaka stranka pričakovala in bi morala prejeti.
V delovnem pismu lahko najemodajalec navede naravo dela, ki ga je treba opraviti, in se lahko pogovori o tem, kdo bo načrtoval delo in ga izvedel, da zagotovi, da vse strani razumejo, kako bo delo napredovalo. Delovno pismo lahko določa specifikacije, kot je zahtevana uporaba okolju prijaznih materialov ali izpolnjevanje posebnih vidikov gradbenih predpisov. Razpravlja tudi o proračunu, stroških in o tem, katera stran je odgovorna za katere stroške.
Včasih je delovno pismo del najemne pogodbe. Deluje kot priloga in se pogaja hkrati s preostalo najemno pogodbo. V drugih primerih je to ločen pravni dokument. To se lahko zgodi, ko najemnik na primer zahteva spremembe v prostoru, ki ga že zaseda. Tako kot drugi pravni dokumenti določa pravice in odgovornosti ter mora imeti veljavne podpise vseh vpletenih strani ali njihovih pooblaščenih zastopnikov, da je veljaven.
Za izdelavo delovnega pisma je mogoče uporabiti programsko opremo za pravne dokumente ali se zanesti na generične predloge z že izpolnjenimi osnovnimi informacijami. Odvetnik lahko oblikuje tudi novo delovno pismo kot odgovor na posebne potrebe projekta. Pregledal bo vse informacije in pripravil nov dokument z vsemi ustreznimi klavzulami. To je priporočljivo, kadar je delo zapleteno ali drago, ali kadar je dogovor med najemodajalcem in najemnikom sploh nenavaden.
Vse strani morajo pred podpisom pozorno pregledati delovno pismo. Če obstajajo pomisleki glede vsebine, je pomembno, da jih čim prej opozorite. Vse potrebne spremembe je treba izvesti pred podpisom. V primerih, ko se stranki ne moreta sporazumeti, lahko pomaga privabiti zunanjo stranko, kot je mediator, da ugotovi, ali je mogoče situacijo rešiti sporazumno.
SmartAsset.