Datum evidentiranja je zabeleženi datum, ko mora vlagatelj imeti lastništvo delnic ali drugih vrst naložb, da lahko zasluži dividende ali druge oblike donosa. Ta datum, ki ga včasih imenujejo delničar z datumom evidence, pomaga izdajatelju vrednostnega papirja natančno ugotoviti, kdo je upravičen do dividend, kar močno olajša postopek izračuna plačil. Izraz se uporablja tudi pri drugih vrstah finančnih transakcij in ocen.
Druga situacija, v kateri je pomemben datum evidentiranja, je pri odmeri davkov. Na primer, za lokalno jurisdikcijo je pomembno vedeti, kdo je lastnik nepremičnine v jurisdikciji na določen datum v letu. Tako je mogoče vedeti, kdo je odgovoren za plačilo davkov na nepremičnine, ki jih je treba plačati, in odpravlja zmedo v primerih, ko je nepremičnina prodana v določenem trenutku v koledarskem letu.
Številne pogodbe uporabljajo tudi datum zapisa, da bi urejale pogoje v pogodbenem sporazumu. Prodajalec bo na primer uporabil datum zapisa kot sredstvo za ugotavljanje, kdaj se bo trenutna zaveza stranki končala. To je lahko še posebej pomembno, če pogodbeni pogoji podaljšajo stranko znižane cene za blago in storitve. Hkrati bo kupec pozoren tudi na datum evidentiranja, še posebej, če želi preiti na drugega prodajalca brez kazni ali se želi s trenutnim prodajalcem pogajati o novi pogodbi.
Tudi nekaj tako preprostega, kot je najem stanovanja, vsebuje datum zapisa. Datum določa, kdaj lahko najemnik prevzame stanovanje in kdaj je trenutna obveznost do najemodajalca zaključena. Ta isti datum določa tudi, kdaj lahko najemodajalec ponudi stanovanje novemu najemniku, podpiše novo najemno pogodbo s trenutnim najemnikom po enaki mesečni stopnji ali z novo najemno pogodbo poveča mesečno najemnino.
V vseh njegovih aplikacijah je ključna funkcija datuma evidentiranja ugotovitev lastništva na določen datum. Z pobiranjem davkov to olajša vodenje točnih evidenc in pobiranje ustreznega zneska davkov od trenutnega zakonitega lastnika. Pri delnicah in obveznicah datum določa, kdo je lastnik teh delnic ali izdaj obveznic na dan, ko je treba izračunati in izplačati dividende ali plačila obresti. Pri pogodbah na splošno datum določa pravice in odgovornosti obeh strank, ki sta sklenili pogodbo.