Datoteka s podrobnostmi je računalniška datoteka, ki beleži dogodek ali transakcijo, ki se je zgodila. Zaradi tega se imenuje tudi transakcijska datoteka. Datoteke s podrobnostmi so sestavljene iz niza polj informacij, ki sestavljajo računalniški zapis. Polja se lahko pogosto uporabljajo za iskanje po celotni zbirki ustvarjenih datotek s podrobnostmi. Datoteke s podrobnostmi imajo običajno eno ključno polje, ki se lahko uporabi kot iskalni kriterij, na primer številka zaposlenega, številka računa stranke, datum ali drugi pomembni podatki.
Sistem za obdelavo transakcij shrani in obdeluje zbirko datotek s podrobnostmi ali transakcijskih zapisov. Vsaka datoteka s podrobnostmi se shrani za določen čas v sistemu za obdelavo transakcij, če izpolnjuje nabor meril za hrambo. Na primer, sistem za obdelavo transakcij je lahko programiran tako, da zadrži samo datoteko s podrobnostmi, ki ima popoln zapis, v katerem vsa polja vsebujejo veljavne podatke.
Vsaka datoteka s podrobnostmi je pomembna informacija, ki jo mora sistem za obdelavo transakcij pridobiti in obdelati kot del običajnih operativnih postopkov podjetja. Na primer, datoteka s podrobnostmi lahko vključuje informacije o določeni finančni transakciji. Za izvedbo plačila je treba datoteko s podrobnostmi zajeti in obdelati. Datoteka bi vsebovala informacije o tem, komu plačati, koliko plačati in zakaj se plačilo izvaja, pa tudi vsa druga polja, za katera je računalniški sistem programiran.
Obstaja več značilnosti sistema za obdelavo datotek s podrobnostmi in transakcij, ki so pomembne za učinkovitost sistema. Datoteke s podrobnostmi morajo biti zasnovane za hitro obdelavo, tako da jih je mogoče čim hitreje prenesti, obdelati in shraniti. Sistem, ki prenaša datoteke s podrobnostmi, mora biti zanesljiv, tako da se datoteke s podrobnostmi ne izgubijo ali napačno usmerijo. Datoteke s podrobnostmi morajo biti standardizirane, da bodo učinkovite; enak dizajn za vsako datoteko s podrobnostmi pomeni, da lahko sistem za obdelavo transakcij hitro obdela datoteko. Nazadnje morajo biti datoteke s podrobnostmi dostopne le v določenih okoliščinah, da se ohrani celovitost informacij.
Datoteke s podrobnostmi je mogoče obdelati na različne načine. Lahko jih obdelamo v seriji ob določenih vnaprej določenih urah vsak dan, teden ali mesec. Namesto tega se lahko obdelajo takoj ali v “realnem času”, na primer med spletnimi transakcijami. Način obdelave datotek je odvisen od potreb podjetja ter zahtev in pričakovanj kupca.