Datoteka s podpisom je majhna besedilna datoteka, ki je pripeta na konec e-poštnega sporočila. Vsebuje podpis in druge podatke, kot je telefonska številka ali naslov spletne strani. Uporaba enega prihrani čas in energijo, saj ga lahko nastavite tako, da se priloži vsakič, ko pošljete e-pošto, in vam ni treba večkrat vnašati istih informacij.
Večina e-poštnih programov in storitev omogoča ustvarjanje datoteke s podpisom kot del programa ali aplikacije. Mnogi vam omogočajo tudi dodajanje datoteke, ki je bila ustvarjena s programom za obdelavo besedil. Običajno lahko datoteko dodate tako, da odprete razdelek »Možnosti« e-poštnega programa.
Vsebina datoteke s podpisom je neomejena. Lahko vsebuje besedilo, spletne povezave in celo fotografije ali umetniška dela. Običajno bo vseboval podpis poleg kontaktnih podatkov, na primer telefonsko številko ali številko faksa ali povezavo do spletnega mesta. Številni poslovni uporabniki dodajo tudi svoj logotip podjetja. Ljudje, ki uporabljajo datoteko s podpisom v svoji osebni e-pošti, se pogosto odločijo vključiti tudi najljubši citat ali izrek, ki bodisi opredeljuje njihova prepričanja ali jih navdihuje.
Čeprav obstaja veliko možnosti pri uporabi datoteke s podpisom, je običajno priporočljivo upoštevati določene protokole, ko so ustvarjeni za poslovno uporabo. Običajno je ključna točka, ki si jo je treba zapomniti, biti profesionalna, ne da bi bila pretirano neformalna. Na primer, ko uporabljate datoteko s podpisom v poslovnem e-pošti, je najbolje, da izpustite osebno ponudbo. Prav tako je priporočljivo pustiti prostor med zadnjim stavkom vašega sporočila in podpisnim delom datoteke. Tako ostane čista in urejena ter zlahka poudari kontaktne podatke.
Ena od glavnih prednosti datoteke s podpisom je ta, da večina e-poštnih aplikacij omogoča uporabo več kot ene datoteke. To je priročno, zlasti za poslovno uporabo, saj lahko datoteko poskrbite za različne stranke ali na različnih stopnjah poslovanja. Ko je s stranko vzpostavljen odnos, bo podpis, ki je nekoliko manj formalen, morda videti bolje. Za ljudi, ki pošiljajo e-pošto iz zasebnega računa, je lahko spreminjanje datoteke priročno za razlikovanje med prijatelji, družino in manj osebnimi stiki.
Čeprav je datoteka s podpisom najpogostejša uporaba za e-pošto, jo je mogoče uporabiti tudi z drugimi aplikacijami. Nekatere storitve za takojšnje sporočanje (IM) omogočajo dodajanje enega, pa tudi nekatere skupine Usenet. Pogosto ga opazimo tudi v klepetalnicah.