Čiščenje podatkov, znano tudi kot čiščenje podatkov, je postopek zagotavljanja pravilnega in točnega nabora podatkov. Med tem postopkom se zapisi preverijo glede točnosti in doslednosti ter se po potrebi popravijo ali izbrišejo. To se lahko zgodi znotraj enega samega niza zapisov ali med več nizi podatkov, ki jih je treba združiti ali ki bodo delovali skupaj.
Preprost postopek
V najpreprostejši obliki čiščenje podatkov vključuje osebo ali osebe, ki preberejo niz zapisov in preverijo njihovo točnost. Tipkovalne in pravopisne napake so popravljene, napačno označeni podatki so pravilno označeni in vpisani, nepopolni ali manjkajoči vnosi pa so izpolnjeni. Te operacije pogosto očistijo zastarele ali nepopravljive zapise, tako da ne zavzamejo prostora in povzročijo neučinkovitih operacij.
Kompleksni proces
Pri bolj zapletenih operacijah lahko čiščenje podatkov izvajajo računalniški programi. Ti programi lahko preverijo podatke z različnimi pravili in postopki, ki jih določi uporabnik. Program bi lahko nastavili tako, da izbriše vse zapise, ki niso bili posodobljeni v zadnjih petih letih, popravi vse napačno črkovane besede in izbriše vse podvojene kopije. Bolj zapleten program bi lahko izpolnil manjkajoče mesto na podlagi pravilne poštne številke ali spremenil cene vseh artiklov v bazi podatkov v drugo vrsto valute.
prednosti
Čiščenje podatkov je zelo pomembno za učinkovitost katerega koli podjetja, ki je odvisno od podatkov. Če na primer nekatere stranke v bazi podatkov nimajo točne telefonske številke, zaposleni z njimi ne morejo zlahka stopiti v stik. Če e-poštni naslovi strank niso pravilno oblikovani, kot drug primer, avtomatiziran e-poštni sistem ne bi mogel poslati najnovejših kuponov in posebnih ponudb. Naloga čiščenja podatkov je zagotoviti, da so podatki v sistemu pravilni, tako da lahko sistem podatke uporablja. Netočni ali nepopolni zapisi nikomur ne koristijo veliko.
Kadar morata dva sistema podatkov sodelovati, je čiščenje podatkov še pomembnejše. Če ima podjetje dve podružnici, ki delujeta z veliko enakimi strankami, morajo biti podatki v vsaki podružnici popolni in točni, obe podružnici pa morata imeti tudi ujemajoče se podatke. Ko stranka posodobi svojo telefonsko številko v eni poslovalnici, je treba podatke v drugi poslovalnici posodobiti z enakimi informacijami, da zagotovimo največjo učinkovitost. Čiščenje podatkov ne deluje samo zato, da zagotovi, da so podatki točni, ampak tudi, da so skladni med različnimi zapisi.
Vsakič, ko se shrani veliko podatkov, se v sistem nedvomno prikradejo napake. Cilj čiščenja podatkov je zmanjšati te napake in narediti podatke čim bolj uporabne in smiselne. Če tega postopka ne izvajate redno, se lahko napake in napake seštevajo, kar vodi v manj učinkovito delo in več zapletov.