Cikel izdatkov je vrsta procesa, ki pomaga opredeliti, kaj se zgodi od točke, ko se podjetje ali potrošnik odloči, da je nakup določenega blaga ali storitve nujen, do točke, ko je nakup v celoti plačan. Število in vrsta korakov, vključenih v cikel, se razlikujeta glede na kompleksnost raziskovanja in končno pridobitev dovoljenja za nakup. Postopek je lahko dodatno zapleten zaradi politik in postopkov, ki so vključeni v odločanje, kdaj in kako razpisati plačilo za te nakupe.
Za mnoga podjetja se cikel izdatkov začne z izdajo dovoljenja za določen nakup. Običajno mora stranka, ki želi opraviti nakup, predložiti tako imenovani obrazec za zahtevo nabavnemu agentu ali oddelku. Če agent pregleda zahtevo in ugotovi, da je zahtevani artikel v okviru cenovnih smernic in proračunskih omejitev podjetja, naslednji korak v ciklu vključuje izdajo številke naročilnice. Na tej točki lahko stranka, ki je vložila prvotno zahtevo, stopi v stik s pooblaščenim prodajalcem in odda naročilo, pri čemer pozorno opozori, da mora biti številka naročilnice, ki jo dodeli nabavni agent, vključena kot del podrobnosti na računu za naročilo.
Ko je naročilo oddano in zahtevani artikel dostavljen, naslednji korak v ciklu izdatkov vključuje obračunavanje prejema artikla in dodelitev stroškov določenemu oddelku ali oddelku znotraj strukture podjetja. Odvisno od vrste vpletenega podjetja se lahko artikel uvrsti v aktivni popis, dokler ni dejansko izplačan določenemu oddelku. Na primer, surovine, uporabljene pri izdelavi blaga, ki ga podjetje ponuja v prodajo, se lahko hranijo v skladišču podjetja, dokler se ne sprostijo in zaračunajo oddelku, ki služi kot prvi člen v proizvodnem procesu.
Zadnji koraki v ciklu izdatkov vključujejo načrtovanje plačil za kupljeno blago. V nekaterih primerih je cikel zelo kratek, na primer, ko je treba plačilo izvesti ob dostavi. V drugih primerih lahko ta zadnji del izdatkovnega cikla uredi trenutne neporavnane račune na podlagi datumov zapadlosti, ki jih določijo prodajalci, pri čemer skupina za obračune obveznosti pregleda in odobri vsak račun za plačilo. Takrat je predvideno, da se plačilo izvede na ali pred dejanskim datumom zapadlosti, ki je naveden na računu. Odvisno od politik podjetja je to plačilo lahko v obliki elektronskega nakazila na račun prodajalca ali papirnega čeka, ki je pripravljen in poslan na naslov za nakazilo, ki ga je navedel prodajalec. Običajno se cikel izdatkov šteje za končan, ko je plačilo obdelano in potrdi banko izdajateljico.
SmartAsset.