Ko so sporočila shranjena v čakalni vrsti, so parkirana na občasnih točkah, imenovanih vozlišča, dokler niso pripravljena za posredovanje prejemniku. Najpogosteje uporabljena oblika čakalne vrste sporočil je elektronska pošta, bolj znana kot e-pošta. Čakalna vrsta se pogosto uporablja tudi pri obdelavi podatkov v omrežjih.
V e-poštnem sistemu, ki postavlja sporočila v čakalno vrsto na svojih strežnikih, prejemniku ni treba takoj pridobiti sporočila, saj postopek čakalne vrste sporočil preprosto organizira ali razvrsti sporočilo glede na vrstni red, v katerem so prejeta. Znotraj vsakega vozlišča, ki parkira sporočilo na svojem sistemu ali svojem strežniku, ima aplikacija za e-pošto povezavo ali končno točko, ki se uporablja za prenos podatkov. Vsa prejšnja sporočila ali podatki v sistemu se zadržijo, dokler na strežniku ni več prostora ali dokler se s strežnika ne sprostijo prejšnja sporočila. Po tem postopku se trenutna sporočila premaknejo naprej s strežnika in prispejo v nabiralnik ali datoteko končnih uporabnikov in proces čakalne vrste sporočil se začne znova.
Čakalna vrsta sporočil ne dovoljuje sporočil katere koli dolžine ali velikosti, vendar omejuje velikost ene podatkovne datoteke. Na splošno sistemi čakalne vrste sporočil delujejo interno znotraj operacijskega sistema. Aplikacija je na voljo samo za ta sistem in pogosto je potrebnih več strežnikov, če gre za velike podatkovne datoteke ali če obstajajo varnostna tveganja za uporabnike.
Čakalna vrsta sporočil ima številne prednosti, zlasti za omrežja, ki upravljajo več uporabnikov ali imajo v omrežju različne hierarhije pomembnosti ali varnosti. Pri sporočilih v čakalni vrsti lahko sistemi komunicirajo med programi, ki uporabnikom omogočajo prejemanje in pošiljanje sporočil, medtem ko drugi programi zbirajo podatke. Čakalna vrsta uporabnikom omogoča tudi, da izberejo vrstni red, v katerem program obdeluje vse potrebne informacije. To pomeni, da lahko uporabnik postavi v čakalno vrsto zelo pomembno sporočilo za prenos pred datoteko, ki je že na strežniku. To je še posebej uporabno v omrežjih z več ravnmi uporabnikov in različnimi stopnjami varnosti uporabnikov.
Druga koristna prednost čakalne vrste sporočil je zmožnost uporabnika, da naredi svoj program bolj dostopen v alternativnem sistemu, če primarni sistem ni na voljo. To bi veljalo za vsak sistem, kjer lahko aplikacija upočasni odzivni čas strežnika, zaradi česar je potrebno in prednostno premakniti datoteko na razpoložljiv alternativni strežnik. Ta postopek ne daje le na voljo več prostora za podatkovne datoteke, ampak ima tudi potencial za povečanje delovne produktivnosti in učinkovitosti.