Pisarna brez papirja je delovno okolje, ki deluje z večino ali vsemi svojimi dokumenti v digitalni obliki, shranjenimi v elektronski obliki in lahko dostopno. Temelji na ideji, da so se številne funkcije tradicionalnih pisarn, ki so bile prej na papirju, digitalizirane. Ko so računalniki postali vseprisotni v zahodnem delovnem okolju, so mnenjski voditelji začeli predstavljati delovno mesto, kjer digitalno poslovanje ne bi samo poenostavilo poslovnega procesa, ampak bi tudi v veliki meri odpravilo potrebo po papirju.
Osnovna ideja, na kateri temelji brezpapirna pisarna, je, da v večini primerov in v večini industrij dokumentov ni treba tiskati. Pogodbe, na primer, je mogoče ustvariti v eni pisarni, jih poslati strankam po elektronski pošti in podpisati elektronsko, pri čemer vsaka stranka zagotovi overjeno kopijo podpisanega dokumenta. Načrte je mogoče shraniti in dostopati na spletu, napredek gradnje pa se spremlja digitalno. Restavracije lahko poenostavijo svoje poslovanje in zmanjšajo napake z digitalizacijo svojih sistemov naročanja hrane. Večina podjetij vsaj nekatere svoje finančne transakcije izvaja elektronsko.
Poleg tega, da preprosto zmanjšate količino papirja na delovnem mestu, je pomembna prednost digitalizacije dokumentov tudi ta, da je najnovejša različica takoj na voljo vsem. Dostop do natančnih in posodobljenih informacij je še posebej ključen v zdravstvu, kjer se kartoteka bolnikov tradicionalno hrani v papirnatih kartotekah na različnih lokacijah. Možnost napak je velika, če je odvisno od takšnih datotek. Nekateri bolniki pa svoje ustrezne zdravstvene podatke nosijo na digitalni napravi za shranjevanje, ki se posodobi vsakič, ko obiščejo zdravstvenega delavca. Te naprave, ki jih zrcalijo zapisi, ki se hranijo v osrednji bazi podatkov, so velik prispevek k zmanjšanju zanašanja zdravstvenih delavcev na papir in ranljivosti za težave, povezane z njim.
V primerjavi z digitaliziranimi zapisi ima papir številne pomanjkljivosti. Papirni dokumenti zahtevajo veliko časa osebja za rokovanje – ustvarjanje dokumentov, nato njihovo shranjevanje in pridobivanje. Pošiljanje po pošti doda še eno plast časa in denarja za ravnanje s papirjem. Papirnate dokumente je treba shraniti tudi po abecedi ali po datumu nastanka, in edini način za pridobitev papirnatega dokumenta je, da vemo, kako je bil shranjen. Poleg tega se menedžerji močno zavedajo, da je napačno vložen dokument pogosto izgubljen dokument.
Ena najpomembnejših ovir za brezpapirno pisarno je človeški dejavnik – to pomeni, da je večina podjetij tradicionalno usmerjena na papir in je težko spremeniti stare navade. Na primer, mnogi elektronski dokumenti se pogosto natisnejo in vložijo preprosto kot rutinsko. Poleg tega vse večja prefinjenost in zmogljivost tiskalnikov in kopirnih strojev omogoča tiskanje dokumentov kakovosti, ki je bila prej na voljo le pri komercialnih tiskalnikih, vendar za delček njihove cene. To je povzročilo svetovno tiskarsko blaznost; od takrat, ko je bila brezpapirna pisarna prvič artikulirana do leta 2000, se ocenjuje, da se je globalna proizvodnja papirnih dokumentov vseh vrst podvojila. Od takrat pa se je proizvodnja izenačila in nato začela upadati.
Uvedba brezpapirnih pisarn bi lahko prinesla zaželene okoljske koristi. Proizvodnja papirja prispeva k krčenju gozdov in onesnaževanju, poleg proizvodnje toplogrednih plinov, ki naj bi poslabšali globalno segrevanje. Poleg tega lahko sama črnila, ki se uporabljajo pri izdelavi dokumentov, vsebujejo škodljive sestavine, ki po količini negativno vplivajo tudi na okolje.
Številne arhive je mogoče digitalizirati in podjetja, ki izvajajo brezpapirne programe, vključujejo skeniranje obstoječih papirnih zapisov kot del teh programov. Številna podjetja so ugotovila, da so shranila veliko papirnatih zapisov, ki jih ne potrebujejo, kot so kopije mesečnih izpiskov, poslanih strankam. Poleg zmanjšanja količine shranjenih papirnatih dokumentov so lahko organizacije, ki so bile podvržene programom digitalizacije, prostor ponovno namenile drugim namenom kot shranjevanje dokumentov.
SmartAsset.