Kot eden najosnovnejših vseh računovodskih dokumentov je bilanca stanja preprosto hiter in lahko berljiv povzetek finančnega stanja posameznika, podjetja, neprofitne organizacije ali vladnega oddelka ali agencije. Poudarek tega dokumenta je zagotoviti posnetek vseh kratkoročnih sredstev in obveznosti subjekta z namenom razumevanja neto vrednosti podjetja.
Struktura bilance stanja, ki jo včasih imenujemo izjava o stanju, je običajno zelo preprosta. Najosnovnejša različica običajno združuje sredstva pod določenimi glavami na levi strani dokumenta. Sredstva so označena z imenom v enem stolpcu, drugi stolpec pa takoj za njim, ki vsebuje vrednost sredstva. Pogosto je na koncu stolpca vmesna vsota skupine, nato pa skupna vsota sredstev. Struktura obveznosti sledi enakemu osnovnemu vzorcu. Obveznosti so razvrščene na desni strani bilance stanja v skladu s standardnimi računovodskimi praksami. Vsaki posamezni obveznosti se dodeli vrednost, nato se izračuna skupinski vmesni seštevek. Skupni seštevek kratkoročnih obveznosti je prikazan na dnu lista.
Bilance stanja so ena najbolj uporabnih oblik računovodskih dokumentov in se lahko uporabljajo v vsem, od individualnih domačih proračunov pa vse do korporacij na več ravneh. Osebe, ki jih računovodski proces včasih zmede, običajno brez težav preberejo list. Ta preprost pristop k finančnemu zapisovanju omogoča vsakomur, od najstnika, ki želi biti v koraku s svojimi zaslužki in izdatki za krajši delovni čas, pa vse do močnih vlagateljev, da zlahka razumejo svoje trenutno finančno stanje.
Naučiti se ustvariti tovrstni finančni povzetek ni težko. Vsaka osnovna računovodska knjiga bo opisala postopek v samo nekaj korakih. Na internetu je veliko brezplačnih elektronskih dokumentov o bilanci stanja, ki so pripravljeni za prenos. Končno je enostavno ustvariti bilanco stanja s programsko opremo za preglednice, ki je vključena v pakete za obdelavo besedil, ki so del standardnih programov na katerem koli novem računalniku.