Zapisovanje je, ko poslušalec povzame predavanje, govor ali predstavitev v najpomembnejše točke in te točke zapiše za kasnejšo uporabo. To lahko pomaga poslušalcu, da si zapomni, kaj je bilo povedano, da si ga bo lahko priklical in učinkoviteje uporabil. Zapisovanje je lahko pomembno, kadarkoli mora poslušalec vedeti ali si zapomniti veliko količino informacij, ki mu jih je povedal govornik, saj si je brez uporabe zapiskov težko zapomniti vse, kar je bilo povedanega. Mnogi strokovnjaki priporočajo pet nasvetov za pisanje in uporabo zapiskov: snemajte, zmanjšajte, recitirajte, razmislite in pregledajte.
Pri beleženju je snemanje dejanje zapisovanja tistega, kar govori govornik. Namesto da poslušalec sestavi celoten prepis, pa beleženje vključuje zapisovanje glavnih točk, najpomembnejših informacij ali česar koli, kar je novega ali si ga je težko zapomniti. Te opombe so lahko popolni stavki, ključne besede ali karkoli, kar je za beležko najbolj uporabno.
Ko govornik konča z govorom, lahko beležnik zmanjša svoje zapiske. To vključuje pregledovanje zapiskov in prečrtanje ali brisanje vsega, kar je nepomembno ali odveč. Pri zapisovanju poslušalec morda ne bo takoj ugotovil, kaj je pomembno ali nepomembno. Med zapisovanjem se morda tudi ne zaveda ponavljanja ali odvečnosti. Beležnik lahko zmanjša količino zapiskov in jih lahko reorganizira ali združi v najbolj uporaben format.
Nato lahko beležnik recitira in razmišlja. To vključuje branje preostalih zapiskov – pogosto na glas, tako da jih lahko beležnik sliši in tudi prebere – in premišljevanje o informacijah. Beležnik si lahko zapomni nekatere ali vse zapiske in se mora prepričati, da razume vse informacije, namesto da bi jih lahko samo ponovil. Vse, kar je nejasno, je treba pojasniti, morda tako, da se obrnete na prvotnega govornika, da razjasnite zadevo ali postavite vprašanja. Beležnik je lahko poiskal odgovore tudi iz drugih virov, kot so knjige, spletno gradivo, drugi strokovnjaki ali celo drugi ljudje, ki so slišali istega govorca.
Zadnji korak je, da beležnik pregleda zapiske. To se običajno naredi kot priprava za uporabo informacij na nek način, na primer pred testom ali poslovnim projektom. Izdelava splošnega orisa zapiskov na tej stopnji lahko pomaga zapisovalcu organizirati svoje misli in pomaga zagotoviti, da si bodo vse potrebne informacije zapomnile.
Poleg petih R je nekaj preprostih nasvetov za beleženje. Uporaba čitljivega rokopisa lahko zagotovi, da se nobena informacija ne izgubi. Članki, kot sta “a” in “the”, ter druge pogoste besede se lahko med zapisovanjem izpustijo, da se informacije lahko hitreje zapišejo in da se porabi manj prostora.
Vstavljanje podnaslovov, ki označujejo različne teme ali točke razprave, je lahko koristno. Beležniki morajo vsebovati tudi datum, naslov ali celotno zadevo in številko strani na vsaki strani opomb ter se prepričati, da so vsi ohlapni papirji pritrjeni skupaj, na primer s sponkami. To lahko pomaga preprečiti, da bi se zapiski iz različnih tem ali govorcev premešali ali delno izgubili.