Avtomatizacija poslovnih procesov ali BPA je strategija, ki se uporablja za optimizacijo in poenostavitev bistvenih procesov, ki se uporabljajo za vodenje podjetja, z uporabo najnovejše tehnologije za avtomatizacijo funkcij, vključenih v izvajanje teh procesov. Ideja BPA je omogočiti podjetju, da prejme največ koristi z uporabo vseh razpoložljivih virov na najboljši možni način, hkrati pa ohrani čim nižje stroške delovanja. S tem podjetjem omogočimo ustvarjanje večjih dobičkov in doseganje ravni stabilnosti, ki bi jo bilo težko uresničiti brez uporabe avtomatizacije.
Čeprav obstaja več različnih pristopov k avtomatizaciji poslovnih procesov, večina strategij opredeljuje tri bistvene faze, ki morajo potekati, da bi bila avtomatizacija uspešna. Prva faza je znana kot orkestracija. V tej fazi vodje sodelujejo s strokovnjaki za avtomatizacijo, kot so razvijalci informacijske tehnologije, da ocenijo potrebe podjetja, raziščejo posebnosti vsakega sektorja poslovnega delovanja in ugotovijo, kje lahko tehnologija poenostavi korake v vsakem od teh sektorjev. . Med orkestracijo si vse vpletene strani prizadevajo tudi ugotoviti, kako je mogoče vsak sektor učinkoviteje povezati z uporabo prave strojne in programske opreme ter posledično pozitivno vplivati na celotno produkcijo. Tukaj je strategija avtomatizacije definirana in pripravljena za implementacijo znotraj kulture podjetja.
Po orkestraciji je naslednja faza avtomatizacije poslovnih procesov znana kot integracija. V tej fazi se vsak oddelek v podjetju postopoma seznanja z novo tehnologijo. Ko so napredki vzpostavljeni in delujejo, se obravnava naslednji oddelek v procesu implementacije, pri čemer se zaporedje nadaljuje, dokler vsi sektorji podjetja niso vključeni v avtomatizacijo. Ta inkrementalni pristop omogoča hitro prepoznavanje in izvajanje vseh nepredvidenih operativnih težav, ki se pojavijo na ravni posameznega oddelka, preden se avtomatizacija razširi na več oddelkov. V idealnem primeru to pomeni, da se, ko je implementacija končana, vsak oddelek pozitivno odzove s povečano produktivnostjo zaradi novih avtomatiziranih procesov.
Končno fazo avtomatizacije poslovnih procesov včasih imenujemo dinamična integracija ali izvedba. To je faza, v kateri so zdaj vzpostavljeni avtomatizirani procesi znotraj vsakega oddelka nadalje integrirani, da se zagotovijo podatki drugim oddelkom. Na primer, v popolnoma funkcionalni situaciji avtomatizacije poslovnih procesov se podatki iz prodajnega oddelka samodejno pretakajo na terjatve, ki pa podatke o fakturiranih naročilih delijo s prodajo, različnimi ravnmi upravljanja in drugimi v organizaciji, ki potrebujejo dostop do teh podatkov. . Izvajanje na tej ravni ustvarja tudi dvosmerni tok podatkov, ki prodajalcem in vodjem prodaje omogoča enostavno pridobivanje podatkov o naročilih, ki so jih oddali njihovi kupci, vključno z datumi odpremljanja, datumi izdajanja računov in kdaj so bili ti računi plačani.
Podjetja katere koli velikosti lahko izkoristijo uporabo avtomatizacije poslovnih procesov. Ob predpostavki, da avtomatizirani procesi pomagajo opravljati funkcije na način, ki je učinkovitejši od ročnih procesov, podjetje znižuje stroške poslovanja in je pozicionirano, da zagotavlja izdelek po nižjih stroških. To posledično pomeni, da se z vsako prodano enoto zasluži več dobička, kar je dejavnik, ki je pomemben za uspeh skoraj vsakega poslovnega podjetja.
SmartAsset.