Zaloga je pogosto velik strošek za trgovce na drobno, proizvajalce in druga podjetja, ki delujejo na podlagi zalog. Analiza zalog omogoča vodstveni ekipi podjetja, da odkrije napake v sistemu in izboljša poslovanje. Obstajajo različni vidiki tega procesa. Lastniki in vodstveni delavci bi morali pregledati sistem obračunavanja zalog, notranje kontrole in fizični pretok blaga. Analiza zalog lahko zahteva tudi dolgoletnega zaposlenega, ki nenehno pregleduje postopek inventure, da bi vzdrževal ustrezne postopke.
V poslovanju sta prisotni dve vrsti sistemov obračunavanja zalog: trajni in periodični. Analiza inventarja lahko podjetju pomaga določiti, katero uporabiti in ali trenutni sistem deluje pravilno. Stalni sistem posodablja glavno knjigo podjetja za vsako prodajo, nakup ali prilagoditev zalog. Periodični sistem posodobi račun zalog le ob koncu meseca. Število fizičnega inventarja je potrebno za oba sistema, čeprav manjkrat za trajni sistem.
Med analizo zalog mora podjetje pregledati svoj proizvodni proces, da ugotovi, kateri sistem naj uporabi. Posamezni serijski procesi ali posamezno blago, proizvedeno posamezno, pogosto spadajo v stalni sistem. Pogoste posodobitve računa zalog pomagajo spremljati finančne podatke. Podjetja, ki proizvajajo velike sklope homogenega blaga, običajno uporabljajo periodični sistem. Manj pogoste posodobitve delujejo dobro, ker so vrste proizvedenega blaga običajno enake.
Notranje kontrole so zaščitni ukrepi, ki jih podjetje uvede za zaščito zalog. Ti vključujejo vnaprej oštevilčena naročila, varne fizične lokacije za shranjevanje inventarja ter varnostne sisteme ali kamere za spremljanje zalog v podjetju. Notranji nadzor sta tudi zaposlovanje zavezancev in ločevanje inventarnih nalog med zaposlene. Analiza zalog ugotavlja, ali trenutne notranje kontrole delujejo pravilno in katere notranje kontrole so potrebne za nadaljnjo zaščito zalog. Notranje kontrole se med podjetji pogosto razlikujejo, saj uporabljajo tiste, ki so specifične za njihovo poslovanje.
Fizični tok zalog je še en vidik analize zalog. To vključuje pregled poslovanja zalog od začetka do konca. Prakse naročanja, prejemanja, skladiščenja in prodaje zalog je treba pregledati, da bi ugotovili, kako dobro delujejo. Ta postopek dobro deluje tudi pri prepoznavanju težav z notranjim nadzorom. Posodobitve o tem, kako zaposleni opravijo vsako nalogo v postopku inventure, lahko podjetju pomagajo zaščititi to sredstvo.
Analiza zalog ne sme biti nujno redek proces v podjetju. Podjetja bi morala pogosto aktivno pregledovati in posodabljati postopke popisa, da bi zagotovila, da v praksi podjetja ne obstajajo goljufije ali poneverbe. Določanje posebnega urnika za analizo zalog zagotavlja tudi ustrezno opravljanje nalog zaposlenih.
SmartAsset.