Analiza porabe je metoda, ki jo uporabljajo podjetja za sledenje, kako podjetje porabi denar, s končnim ciljem zmanjšanja porabe. Informacije o prodajalcih, nakupih in naročilih so organizirane in nato analizirane za vzorce. Zaradi velike količine vključenih informacij večina podjetij za analizo porabe uporablja specializirano programsko opremo.
Postopek zbiranja in analize podatkov je težji, kot se zdi na prvi pogled. Da bi bila analiza porabe učinkovita, je treba upoštevati vse vidike vzorcev porabe podjetja. Te informacije so običajno shranjene v diskretnih računalniških sistemih znotraj vsakega oddelka podjetja. Razdelki so lahko ločeni tako po razdalji kot po jeziku. Zbiranje vseh teh podatkov in njihova organizacija v uporabno obliko zahteva veliko porabo časa in denarja.
Večino zapletenosti je mogoče odstraniti z uporabo programske opreme za lažjo analizo porabe. Prva programska oprema za analizo porabe je bila ustvarjena v zgodnjih 2000-ih. Čeprav je še vedno zelo draga, programska oprema odpravlja potrebo po človeškem delu in ustvari enostaven vmesnik za dostop do nastalih informacij.
Programska oprema deluje tako, da črpa podatke iz obstoječih sistemov za vodenje evidenc. To so lahko preproste preglednice, podatki iz skladišča ali drugi viri. Ti podatki se nato očistijo, kar pomeni, da je oblikovanje standardizirano, podvojeni zapisi se združijo in najdejo manjkajoče podrobnosti. Programska oprema nato podatke razvrsti po industrijskih standardih in standardih, ki jih določi podjetje. Strokovnjaki za javna naročila lahko nato dostopajo do podatkov za poročila in analize.
Pomemben vidik analize porabe je ocenjevanje dobaviteljev. Analiza porabe lahko pokaže, kateri dobavitelji od podjetja dobijo največ denarja. Podjetje lahko te podatke uporabi za barantanje za boljše posle ali za ponovna pogajanja o pogodbah. Večina podjetij ima prednost pri dobaviteljih, dobaviteljih, ki ponujajo najboljšo storitev ali znižanih cenah za nakupe v razsutem stanju. Analiza lahko razkrije, da je mogoče zaloge ali storitve, ki se trenutno kupujejo od neprednostnega prodajalca, kupiti od prednostnega prodajalca za manj.
Podjetje morda kupuje tudi podobne zaloge ali storitve od več dobaviteljev. To je znano kot razdrobljeno blago. Denar je mogoče prihraniti z enim večjim nakupom pri enem dobavitelju in ne z nizom majhnih nakupov pri več dobaviteljih.
Analiza porabe pomaga tudi pri prepoznavanju nepopolne porabe. To se zgodi, ko se opravijo nakupi, ki niso zajeti v pogodbi. Brez pogodbe se podjetju zaračuna polna cena in ne cena po dogovoru, določena v trajni pogodbi z prednostnim dobaviteljem. Ta vrsta porabe lahko podjetje sčasoma stane veliko denarja.
SmartAsset.