Administrativni pomočnik vodje nadzoruje uspešnost dela administrativnih pomočnikov na delovnem mestu. Administrativni pomočniki opravljajo različne pisarniške naloge, vključno z receptorskimi in pisarniškimi nalogami. Administrativni pomočniki vodijo nadzor nad usposabljanjem novih administrativnih pomočnikov, dodeljujejo njihove naloge, sestavljajo urnike osebja, zbirajo delovne liste zaposlenih in opravljajo različna druga opravila, ki zagotavljajo nemoteno delovanje pisarn.
Administrativni pomočniki menedžerjev običajno delajo v velikih pisarnah v bolnišnicah, šolah, odvetniških pisarnah in korporacijah. Te vrste obsežnih operacij običajno zahtevajo več administrativnih pomočnikov osebja, ti zaposleni pa potrebujejo nekaj nadzora. Na primer, univerza ima lahko enega ali več administrativnih pomočnikov na oddelek. Od upravnih pomočnikov se lahko zahteva, da nadzorujejo skupine oddelkov ali upravljajo dejavnosti vseh pomočnikov v kampusu.
Administrativni pomočnik vodje lahko svoje naloge opravlja tudi na spletu, v virtualni vlogi. Ta pristop je še posebej uporaben, če ima podjetje ali agencija pisarne na več lokacijah. Virtualni administrativni pomočniki vodje morajo običajno tekoče obvladati spletno komunikacijo, da lahko učinkovito in uspešno delajo kot zaposleni na daljavo.
Pot do mesta administrativnega pomočnika vodje običajno poteka po enem od dveh tečajev. Številni administrativni pomočniki so začeli kot administrativni pomočniki, sekretarji ali vodje pisarn. Ko podjetja, za katera delajo, rastejo ali se delovna mesta odpirajo zaradi izčrpavanja, jih lahko povišajo v vodstveni status kot priznanje njihovih organizacijskih sposobnosti, produktivnosti in sposobnosti nadzora nad drugimi. Manj tipična pot do kariere administrativnega pomočnika vodje je bolj poenostavljena. Poklicne šole, visoke šole in nekatere univerze ponujajo programe, ki so posebej zasnovani za poučevanje znanja in veščin, potrebnih za diplomanta, da pridobi položaj administrativnega pomočnika vodje, ne da bi se povzpel po zaposlitveni lestvici.
Za nadzor administrativnih pomočnikov, bodisi na kraju samem ali prek internetne ali intranetne povezave, mora biti administrativni pomočnik vodje dobro seznanjen z nalogami svojega osebja. Ti pogosto vključujejo tipkanje, arhiviranje, odgovarjanje na več linijske telefone in razširjanje uradnih informacij. Druge naloge vključujejo naročanje zalog, vodenje inventarja in vzdrževanje pisarniške opreme, kot so kopirni stroji in tiskalniki. Administrativni pomočniki vodje tudi usposabljajo in poučujejo pomočnike o varnostnih smernicah in pravilnem bontonu zaposlenih.
Administrativni pomočnik menedžerja na splošno zasluži več kot bi administrativni pomočnik, predvsem zaradi dodatnih odgovornosti na delovnem mestu. Poleg sposobnosti opravljanja vseh funkcij administrativnega pomočnika mora biti vodja sposoben izpolnjevati in izvajati kadrovske zahteve in predpise, zbirati in razpršiti ustrezne podatke, opravljati razgovore, najemati in odpuščati zaposlene ter ustvarjati pogosto zapletene urnik dela in dopustov. Nekateri administrativni pomočniki vodstvenih delavcev delujejo tudi kot zasebni sekretarji vodstvenih delavcev, pa tudi vodje pisarn.
SmartAsset.