5S je niz gospodinjskih pravil, ki so jih zasnovali Japonci, da bi vzbujali disciplino na delovnem mestu za čistejše in bolj organizirano proizvodno okolje. Kasneje je bil sprejet v delovnih okoljih, razen v proizvodnih delavnicah, vključno s pisarnami na Japonskem in drugih celinah. Pet japonskih akcijskih besed, ki se začnejo s črko s, je bilo skovan tako, da si zlahka spomnite na pravila gospodinjstva, ki jih je treba redno upoštevati za vzdrževanje reda, čistoče in učinkovitosti na delovnem mestu. Pet akcijskih besed je seiri, seiton, seiso, seiketsu in shitsuke.
Seiri pomeni razvrščati. Deli in orodja, ki so potrebni v proizvodni liniji, morajo biti ločeni od delov in orodij, ki niso potrebni, in jih je treba zato odstraniti. Pisarne lahko posnemajo proizvodno linijo in tudi razvrščajo pisarniška orodja in materiale, da ohranijo vitko delovno okolje in pisarniški delavcu olajšajo iskanje stvari, ki jih potrebuje za dokončanje procesa ali storitve. Ustvarjanje kontrolnega seznama stvari, ki jih mora delavec v proizvodnji ali pisarni opraviti, bo poenostavilo postopek odpravljanja nepotrebnih orodij in materialov.
Seiton pomeni vzpostavitev reda na delovnem mestu. Deli in orodja, potrebna za proizvodnjo, morajo biti ustrezno označeni in nameščeni na svojih ustreznih mestih in na dosegu delavca. V pisarni to pomeni postavljanje pisarniškega materiala in materiala na ustrezna mesta in zaporedje podobno kot tekoči trak za nemoteno dokončanje transakcije ali storitve.
Proizvodni delavec mora tudi pomesti delovno mesto in očistiti stroje, da prepreči okvaro in popravilo. To se imenuje seiso in ga je treba izvajati redno. Čisto delovno okolje je koristno tudi za pisarniškega delavca. On ali ona bo lahko dihal čist zrak in se izognil bolezni.
Standardizacija, ki se v japonščini imenuje seiketsu, bo delavcu omogočila, da z lahkoto in hitro opravlja vsakodnevna opravila, ne glede na to, ali je v proizvodnem prostoru ali v pisarni. Dokumentiranje postopka po korakih pri opravljanju dela osebe mu bo omogočilo, da nalogo opravi na rutinski način. Ne bo več poskusov in napak, izguba časa in materiala pa bo čim manjša, če ne v celoti odpravljena.
Ko organizacija že izvaja 5S, si je treba prizadevati za ohranjanje navade dobrega gospodinjstva, vzpostavljene s 5S. To je znano kot shitsuke. To je mogoče doseči s stalno motivacijo vseh članov organizacije, da nadaljujejo z vadbo 5S. Eden od načinov, kako motivirati vsakega, da ohrani navado 5S, je organiziranje medoddelčnih tekmovanj, da se izpostavijo najboljše prakse. Presenetljivo revizijo bi lahko izvedla tudi patrulja 5S, da bi vsi ostali na nogah in ostali dosledni pri vzdrževanju reda in čistoče na delovnem mestu, dokler to ne postane način življenja in kultura v organizaciji.
SmartAsset.