Koordinator predlogov je kritično mesto v številnih prodajnih podjetjih. Naloge vključujejo zbiranje podatkov od različnih sodelavcev na več oddelkih ali funkcionalnih področjih, oblikovanje predlogov v skladu z zahtevami za oddajo, sledenje rokom in spremljanje stanja predloženih predlogov. Koordinator predlogov je lahko namenjen delu v velikem podjetju ali pa ima v manjšem podjetju dodatne funkcije. Koordinator je pogosto član prodajne ekipe, lahko pa tudi del oddelka za trženje ali poslovni razvoj.
Vsako podjetje, ki nekaj prodaja, pa naj bo to izdelek ali storitev, bo moralo napisati predloge. To je lahko odgovor na zahtevo po cenah ali pa je preprosto proaktiven poskus zaslužka. Nekateri predlogi so dokaj preprosti in vključujejo le osnovne informacije, kot so seznam rezultatov, pogoji in cene. Drugi predlogi, zlasti tisti za velika, kompleksna dela, so precej dolgi in zahtevajo zbrati veliko informacij.
Ne glede na stopnjo kompleksnosti je treba vsak predlog razviti, preden ga lahko predstavimo stranki. Tu nastopi koordinator predlogov. Njegova naloga je pregledati zahteve vsakega predloga in razviti dokument, ki izpolnjuje vsa ta merila.
Ena od glavnih nalog koordinatorja predlogov je sestavljanje cen. To lahko vključuje izračun cen izdelkov in storitev, davkov, stroškov pošiljanja in še več. Koordinator v večini primerov ni odgovoren za oblikovanje cen ali določanje pribitkov, temveč je odgovoren za pridobivanje informacij o cenah od ustrezne stranke ali strank in njihovo vključitev v predlog.
V nekatere predloge je treba vključiti tudi druge vrste informacij. Ko se na primer odzove na zahtevo za ponudbo, mora predlog vsebovati vse podatke, ki jih ta zahteva. To lahko vključuje informacije o bonitetnih ocenah, uporabi podizvajalcev in referencah. Ponudbe lahko zahtevajo tudi, da je odgovoru na ponudbo priložena dokazila, kot je dokazilo o zavarovanju. Koordinator ponudbe bo odgovoren za zbiranje vseh zahtevanih podatkov s področij, kot so računovodstvo, obvladovanje tveganj, poslovanje in nabava za pripravo odgovorne dokumentacije.
V mnogih primerih je koordinator predloga odgovoren za upravljanje časovnega okvira predloga. To lahko vključuje opominjanje sodelavcev, ko so informacije zapadle, in spremljanje, ko informacije niso prejete. Pomeni tudi zagotavljanje, da so predlogi dostavljeni do roka. Nekateri koordinatorji predlogov spremljajo tudi oddane predloge in dokumente, ki so sprejeti in ki so zavrnjeni.