Koordinator evidence je oseba, ki organizira in upravlja bodisi papirnate datoteke, elektronske datoteke ali oboje. Ti posamezniki so običajno zaposleni v vladnih ustanovah, univerzah ali zdravstvenih ustanovah. Za učinkovito opravljanje tega dela mora biti koordinator evidence izjemno organiziran in ohranjati zaupnost. Nekatere običajne delovne naloge, povezane s tem delovnim mestom, vključujejo vlaganje obrazcev, dostop do obrazcev za posameznike, nadzor podrejenih, pridobivanje potrebnih podatkov za poročila in ustvarjanje poročil.
Redno vlaganje obrazcev je ena najbolj temeljnih nalog koordinatorja evidenc. Vsakič, ko je treba obrazec arhivirati, ga mora razvrstiti in postaviti na ustrezno mesto. Ta dolžnost zahteva, da je koordinator evidence organiziran in da ima temeljito poznavanje evidenc, ki jih vodi. Poleg tega bo moral dosledno organizirati evidenco, da bo zagotovil, da so vsi obrazci na pravi lokaciji. V nekaterih primerih bo morda moral občasno uničiti določene evidence, kot so pravni dokumenti, po določenem časovnem obdobju.
Velik del tega dela je tudi dostop do evidenc za posameznike. Če na primer dela na univerzi, bo morda moral poiskati študentske evidence, da zbere informacije. Če dela v državni instituciji, bo morda moral dostopati do pravnih dokumentov. Ta vidik dela zahteva popolno zaupnost, zato je ključnega pomena, da koordinator evidence ne deli podatkov z nepooblaščenimi posamezniki.
Pogosto je tudi nadzorovanje podrejenih. V manjših oddelkih lahko nadzoruje le peščico zaposlenih. V večjih ima lahko precej veliko osebje, ki pomaga pri vodenju točnih in organiziranih evidenc. Ta element delovnega mesta zahteva osebo z dobrimi vodstvenimi sposobnostmi in sposobnostjo nadzora oddelka.
Drugi del dela koordinatorja evidenc vključuje pridobivanje potrebnih podatkov za poročila. Na primer, če dela za vladno institucijo, bo morda moral poiskati informacije za pripravo proračunskega poročila. Ta praksa vključuje iskanje ustreznih dokumentov in pridobivanje potrebnih podatkov. Nabiranje podatkov je včasih lahko dolgočasno in zamudno, če gre za veliko količino dokumentov.
Poleg tega mora koordinator evidence izdelati tudi poročila, potem ko so bili najdeni potrebni podatki. V večini primerov to zahteva, da vnese podatke v računalnik. Nato bo natisnil grafikone ali grafe, ki pojasnjujejo trende podatkov. Ko dobi grafikone ali grafe, bo informacije običajno delil z ustreznimi posamezniki bodisi iz oči v oči bodisi prek spletne korespondence.