Koordinator dokumentov je poslovni strokovnjak, ki pomaga pri pravilni katalogizaciji in arhiviranju različnih vrst poslovnih dokumentov. Ti dokumenti lahko vključujejo račune, korespondenco strank, interne beležke in lastniške dokumente ter celo potrdila o terjatvah ali obveznostih. Poleg organizacije dokumentov za shranjevanje in enostavnega priklica lahko koordinator dokumentov tesno sodeluje z drugimi v podjetju, da pomaga pri sestavljanju novih dokumentov, kot so predlogi, ki jih pripravljajo za obravnavo bodoče stranke.
Splošne odgovornosti zahtevajo temeljito poznavanje in razumevanje arhivskih sistemov, ki se uporabljajo na delovnem mestu. To vključuje tako metodologije, ki se uporabljajo za organiziranje in arhiviranje trdih izvodov ključnih dokumentov, kot tudi, kako organizirati elektronske dokumente v nekakšnem virtualnem skladišču, na primer v zaščitenih datotekah, shranjenih na strežniku. V ta namen mora imeti koordinator zmožnost logičnega organiziranja podatkov, tako da je mogoče po potrebi pridobiti vse dokumente.
Druge naloge, povezane z delom koordinatorja dokumentov, lahko vključujejo kodiranje in navzkrižno sklicevanje dokumentov ter njihovo arhiviranje v posebnih zaporedjih in logičnih razporedih. V nekaterih primerih bo koordinator odgovoren tudi za upravljanje poizvedb o podatkih, ki jih najdemo v dokumentih, in za pridobitev pravilnega dokumenta ali niza dokumentov na zahtevo. Vzdrževanje glavnega popisa, kateri dokumenti so v tem popisu in kje jih je mogoče najti, je tudi naloga, ki se običajno dodeli koordinatorju dokumentov.
Ker lahko koordinator dokumentov pride v stik z elektronskimi in tiskanimi dokumenti, ki vsebujejo lastniške ali zaupne informacije, je varnostno preverjanje za tovrstno delo pogosto precej visoko. To funkcijo koordinatorja nekoliko preseže področje referenta spisov, ki mu je lahko zaupano vlaganje dokumentov, ki po naravi niso zaupni. Ni nenavadno, da posamezniki, kot so izvršni administratorji, delujejo kot koordinatorji, ki ustvarjajo in vzdržujejo sisteme arhiviranja, zlasti za vodstvene delavce, s katerimi tesno sodelujejo.
Usposabljanje za delo koordinatorja dokumentov je različno, odvisno od obsega odgovornosti, ki jih delodajalec izbere na delovno mesto. V nekaterih primerih zadoščajo osnovne pisarniške veščine, kot so delovno znanje o uporabi računalnikov, kako vložiti dokumente s standardnim sistemom arhiviranja ter zmožnost asimilacije in učinkovitega sledenja obstoječi strategiji arhiviranja. Pri opravljanju tovrstnega dela sta v veliko pomoč tudi sposobnost za organizacijo in logično razmišljanje.