Če nimate zelo specifičnega in odličnega razloga, da ga ne želite ali potrebujete, morate vedno zahtevati potrdilo o varščini. Glede na to, kako plačate varščino, morda ne boste imeli nobene evidence, da ste plačali varščino brez takega potrdila. To potrdilo vam bo po potrebi pomagalo tudi dokazati, da ne samo da ste izvedli plačilo, temveč da ga je podjetje, kateremu ste izvedli plačilo, izrecno sprejelo. Običajno morate hraniti tudi potrdilo o varščini, dokler ne poteče obdobje, v katerem je polog v veljavi, in ni sklenjen kakršen koli posel s tem podjetjem.
Potrdilo o varščini je dokument, ki dokazuje, da ste plačali varščino, ki jo zahteva določeno podjetje ali storitev. Ta depozit se lahko v celoti ali delno povrne, odvisno od pogojev pogodbe, ki jo imate s podjetjem. Obstaja več različnih podjetij in storitev, ki lahko zahtevajo tak depozit, vključno z lastniki stanovanj in podjetji za najem strojne opreme. Vendar morate zahtevati in hraniti potrdilo o varščini, ne glede na to, ali vam lahko polog vrnejo ali uporabite za prihodnje plačilo.
Kadar koli je mogoče, poskusite plačati varščino z metodo, ki vam bo zagotovila dokazilo, da ste izvedli plačilo. Uporaba čeka ali kreditne kartice sta dokaj učinkoviti, saj podjetje, ki sprejema plačilo katere koli vrste, zahteva papirologijo. To bo samo dokazalo, da ste nekomu izvedli plačilo, zato je lahko prejem potrdila o varščini ključnega pomena za dokazovanje, da je bilo plačilo izvedeno določenemu podjetju. Celo podjetje, ki se vodi etično, bi lahko izgubilo plačilo; s potrdilom o varščini dokazuje, da ste izvedli plačilo ne glede na njegove zahtevke.
Ko prejmete potrdilo o varščini, morate to potrdilo hraniti, dokler vaše poslovanje s tem podjetjem ni sklenjeno in polog ni razrešen. Če vam na primer polog vrnejo po določenem času, morate potrdilo hraniti, dokler ne prejmete pologa nazaj in preverite, da ste prejeli pravilen znesek. V nekaterih primerih boste morda morali predložiti potrdilo o varščini, da vam polog povrnejo, zaradi česar je to še bolj pomembno. Glede na naravo potrdila ga boste morda želeli hraniti tudi za lastno dokumentacijo in finančno evidenco.