Zastopnik evidence (AOR) je oseba ali podjetje, ki ga zavarovalec določi, da ga zastopa v smislu zavarovalnega kritja. Ta posameznik sklene pogodbo z zavarovalnim zastopnikom, ki mu daje dovoljenje, da deluje v imenu zavarovanca. Transakcija se običajno zgodi v kontekstu, ko agent proda osebi zavarovalno polico. Zastopnik evidence ima pravno pooblastilo, da deluje v imenu zavarovanca, in rutinsko je, da zavarovalnice komunicirajo samo s tem posameznikom.
Tipična pooblastila, ki bi jih lahko imel zastopnik, vključujejo nakup in vzdrževanje zavarovalnega kritja za imetnika police. AOR je odgovoren tudi za reševanje kakršnih koli težav ali vprašanj v zvezi s politiko. Z vidika zastopnika je morda najpomembnejše, da ima ta posameznik pravico pobirati provizije od prodaje in upravljanja zavarovalne police zavarovancu.
V bistvu pogodba med imetnikom police in evidenčnim zastopnikom daje zavarovalnici pooblastilo za objavo informacij o zavarovalnih policah imetnika police AOR. Če želi zavarovanec zamenjati svojega zastopnika, mora podpisati dokument, ki poimenuje novega. Ko zavarovanec podpiše ta dokument, bo imel novi agent pravno pooblastilo, da deluje v imenu imetnika police v zvezi z vsemi zavarovalnimi policami. Nova pogodba daje posamezniku dovoljenje za dostop do vseh informacij o zavarovalnih policah osebe in upravljanje polic od takrat naprej. Ta pogodba tudi samodejno prekliče prejšnja zakonska pooblastila posameznika, da deluje v imenu zavarovanca.
Pooblastila zastopnika, da deluje v imenu imetnika police, se lahko razlikujejo glede na zakonodajo o zavarovanju določene lokacije. Zato lahko za zavarovanca na enem mestu izvede določena dejanja, ki jih agent ne more izvesti na drugem. Poleg tega so zahteve, ki jih mora izpolniti zavarovanec, da zamenja svojega zastopnika, odvisne tudi od regionalnih zakonov. Številna mesta imajo standardizirane obrazce, ki jih morajo imetniki polic uporabiti za spremembo svojih zastopnikov; ti se pogosto imenujejo agenti zapisnih pisem. Ali zakon zahteva uporabo določenega obrazca, se bo spet razlikovalo od lokacije do lokacije.