Običajno je pismo o zahtevi za majhne zahtevke napisano v poslovni obliki. Običajno boste morali vključiti svoje polno ime in kontaktne podatke ter polno ime in kontaktne podatke želenega prejemnika. Običajno boste morali pismo tudi podpisati in datirati. Poleg teh osnov bi moralo pismo povpraševanja jasno navesti svoj namen in v določenem času podati zahtevo za poravnavo. Če želite prejemniku vedeti, da resno nameravate ukrepati, je morda dobro, da ga obvestite o tem, kaj nameravate storiti, če vaše zahteve ne bodo izpolnjene.
Prvi odstavek zahteve za zahtevke majhne vrednosti mora običajno vsebovati jasno izjavo, kdo ste in kaj želite. Lahko se predstavite po imenu in vključite druge identifikacijske podatke, ki se nanašajo na vaše ime s prejemnikom. Če je na primer prejemnik stranka vašega malega podjetja, se je smiselno predstaviti kot lastnik podjetja. Ko se predstavite, lahko nato navedete namen svojega pisma. Lahko na primer navedete, da pišete o finančnem zahtevku, ki ga imate proti prejemniku.
Vaše pismo lahko tudi na kratko pregleda podrobnosti primera. Če vam na primer prejemnik dolguje denar za pošiljko izdelkov, boste to verjetno želeli vključiti v svoje pismo povpraševanja. Prav tako lahko navedete točen znesek denarja, ki vam ga prejemnik dolguje, da kasneje ne bo nesporazumov.
Pismo o zahtevku za zahtevke majhne vrednosti običajno vključuje posebno zahtevo in rok, do katerega želite, da se ukrep izvede. Od prejemnika lahko na primer zahtevate, da plača denar, ki ga morate plačati v določenem številu delovnih dni ali do določenega datuma. Ko jasno navedete, kaj pričakujete od prejemnika in časovni okvir, ki ga dovolite za poravnavo, lahko napišete, kaj bo vaše naslednje ukrepanje, če ne bo izpolnil obveznosti. Prejemnika lahko na primer obvestite, da boste vložili zahtevek na sodišču za spore majhne vrednosti, če ne bo plačal do roka.
Včasih so zadeve majhne vrednosti lahko čustveno obremenjene, vendar naj bi se pismo z zahtevo za male odškodnine držalo dejstev in ohranjalo odločen, posloven ton. Običajno se morate izogibati čustvenim razlagam in grožnjam. Prav tako lahko storite dobro, da se izognete dodajanju nepotrebnih informacij in podrobnosti, saj se lahko vaše besede uporabijo proti vam na sodišču.