Prepoznavanje goljufij na plačilni listi pogosto zahteva pregled plačilnih evidenc glede znakov, da odpuščeni zaposleni še vedno prejemajo čeke ali da so navidezni zaposleni, ki so zaposleni, ki v resnici ne obstajajo, del plačilne evidence. Prav tako lahko preverite preklicane čeke, da ugotovite, ali so vsi izpisani trenutnim zaposlenim in unovčeni s strani osebe, katere ime je na sprednji strani čeka. Prav tako lahko iščete znake, da zaposleni prejema plačilo za sumljivo število ur. Podvojeni čeki, poštni naslovi in identifikacijske številke zaposlenih so včasih tudi znaki goljufije na plačilni listi.
Eden najpreprostejših načinov za prepoznavanje te vrste goljufije je redno pregledovanje plačilnih podatkov podjetja. Včasih lastniki in menedžerji podjetij ne pregledujejo plačilne evidence tako pogosto, kot bi morali. Na primer, če je oseba ali skupina dolgo časa zadolžena za obračun plač, se vam morda zdi, da je vaša potreba po preverjanju plačilnih evidenc manjša. Takšno razmišljanje pa lahko dovoli, da goljufije na plačilni listi ostanejo neodkrite dlje časa. V bistvu je ideja, da če ne iščete goljufije, je ne morete najti.
Če želite prepoznati goljufije na plačilni listi, lahko začnete s pregledom plačilnega registra vašega podjetja. To lahko storite ne glede na to, ali se podatki o plačilu hranijo v knjigi ali v računalniškem programu. Poiskati morate podvojene podatke za imena, davčne identifikacijske številke, poštne naslove in številke zaposlenih ter aktivne evidence za zaposlene, ki so dali odpoved ali so bili odpuščeni. Poleg tega, če ugotovite, da so nekateri zaposleni na seznamu z nenavadno velikim številom delovnih ur ali imajo delovne ure navedene za dneve, ko je vaše podjetje zaprto, je to lahko znak, da prihaja do goljufij na plačilni listi.
Goljufije na plačilni listi lahko odkrijete tudi s pregledom preklicanih čekov vašega podjetja. Na primer, lahko imate težave, če se ime na čeku plače ne ujema s podpisom osebe, ki ga je potrdila. V nekaterih primerih pa je to lahko povsem nedolžno, na primer v primeru, da zaposleni namesto svojega polnega imena podpiše svoje ime. V drugih primerih pa je to lahko znak goljufije na plačilni listi.
Včasih je lahko opazovanje postopka izplačevanja plač od začetka do konca koristno za prepoznavanje goljufij na plačilni listi. V takem primeru boste morda opazili napake, ki so vnesene zgodaj v postopku, ali opazili, da ure in plačila niso bili pravilno izračunani. V nasprotnem primeru boste morda opazili, da se nekateri zaposleni pojavijo, da prevzamejo čeke brez ustrezne ID ali ID številk. Če pride do goljufije, boste morda celo ugotovili, da nekateri zaposleni zberejo več kot en ček. Morda boste ugotovili tudi, da se čeki, ki niso zahtevali, ne ujemajo z zakonitimi zaposlenimi.