Starost zapisa je lahko uradna starost, kot je določena z državnim dokumentom, ali dokumentirana starost, ki služi za ugotavljanje upravičenosti do storitev. Čeprav se zdi izraz dokaj preprost, lahko nastanejo spori, če oseba nima uradne rojstne evidence pri vladni agenciji. V teh primerih je starost zapisa mogoče ugotoviti z posrednimi dokazi.
Datum rojstva osebe določa njegovo starost v katerem koli trenutku. Šele v sodobnem času v industrializiranih državah pa se večina porodov zgodi v bolnišnicah, kjer lahko neodvisna tretja oseba ustvari uradni rojstni zapis. V zgodovinski preteklosti in trenutno v številnih manj razvitih državah so se rojstva odvijala doma in v mnogih primerih brez ustvarjanja uradnega zapisa.
Vlade imajo lasten interes za vzpostavitev rojstnih evidenc za svoje prebivalstvo. Rojstni list, ustvarjen in zabeležen pri vladi ob rojstvu osebe, določa starost osebe za vse vladne storitve in ugodnosti. Na primer, za pridobitev vozniškega dovoljenja vladna agencija pogosto zahteva, da prosilec predloži rojstni list, da dokaže, da je njegova starost pri vladi upravičena zaprositi za dovoljenje. Številne druge vrste vladnih storitev in ugodnosti so povezane s starostjo, vključno z upokojitvijo, davčnimi ugodnostmi in upravičenostjo do vpisa v vojsko.
Kadar obstaja uradni vladni dokument za potrditev rojstva osebe, je to dokončen dokaz o starosti osebe. Težave nastanejo, ko oseba nima uradne rojstne evidence, ko je zapis napačen ali ko oseba nima več dostopa do agencije, ki ima evidenco pod nadzorom. Običajno ima oseba brez rojstnega zapisa eno priložnost v življenju, da z posrednimi dokazi ugotovi svojo starost. To lahko vključuje objavo o rojstvu v časopisu, verski zapis ali ustno zgodovino. Ko oseba brez rojstnega dokumenta določi datum rojstva za vladni namen, postane njegova starost zapisa in ga je zelo težko spremeniti.
Če se izkaže, da je rojstni list osebe napačen ali je datum rojstva, ki je bil ugotovljen z posrednimi dokazi, napačen, je edini način, da to popravite, to vprašanje predložiti sodišču. Sodišče lahko odloči o zadevi in določi uradno starost, ki jo oseba lahko uporablja za naprej. Rekordna starost ni pomembna le za vladne službe, je kritična tudi za vsakdanje življenje. Šole na primer pogosto uvrščajo otroke v razrede glede na njihovo starost. Otroci, rojeni pred določenim datumom, se lahko vpišejo v šolo, otroci, rojeni v istem letu, vendar po določenem datumu, pa morajo počakati do naslednjega šolskega leta.