Poročilo o prisotnosti je orodje, ki lahko sodniku pomaga določiti kazen, ki naj jo izreče, ko je posameznik obsojen za kaznivo dejanje. Poročilo o prisotnosti ocenjuje osebne podatke o zločincu, kot so prejšnje aretacije, duševno zdravje in zgodovina zaposlitve. Gre za poskus natančne slike posameznika in življenjskih okoliščin, ki bi morale vplivati na njegovo kazen.
Poročilo o prisotnosti se lahko uporabi tudi za ugotavljanje okoliščin pridržanja kaznivega dejanja. Ta dokument lahko pomaga določiti, kje naj posameznik prestaja kazen. Včasih so na voljo posebni programi za tiste, ki so bili obsojeni zaradi kaznivega dejanja. Poročilo o prisotnosti lahko pomaga ugotoviti, ali je posameznik upravičen do takšnih programov.
Ta vrsta dokumenta običajno ni omejena na trenutne informacije, pogosto pa so vključene številne podrobnosti o ozadju. Ti lahko vključujejo podatke o družini osebe. Na primer, lahko je pomembno, da je bila oseba zlorabljena s strani staršev. Dokument lahko vključuje informacije o duševnih in telesnih boleznih, tudi če je bilo zdravljeno.
Poročilo o prisotnosti običajno vsebuje informacije o trenutnem stanju človekovega življenja. Lahko vključuje podrobnosti o zakonskem statusu ali o tem, ali je posameznik starš. Lahko vključuje, ali je oseba zaposlena ali v šoli, pa tudi informacije o delu v skupnosti.
Vključiti je treba tudi podatke o kaznivem dejanju v obravnavani zadevi. To vključuje stroške in število štetjev. Če obstajajo soobtoženi, se lahko imenujejo. Opozoriti je mogoče, ali je oseba po aretaciji ostala v priporu ali ne, če pa je bila izpuščena pod varščino, se lahko všteje znesek.
Poročilo o predstavitvi skoraj vedno vsebuje informacije o prejšnjih srečanjih z zakonom. To se ne nanaša samo na obsodbe, ki se bodo najverjetneje pojavile v poročilu; lahko se vključi tudi popoln zapisnik o prijetju osebe.
Nekatere informacije, ki jih vsebuje poročilo o prisotnosti, prihajajo neposredno od kriminalca. V večini primerov se pred zaključkom poročila opravi razgovor s posameznikom, ki je predmet prijave. Lahko pa zavrne sodelovanje pri takem intervjuju.
Ker se ta dokument lahko uporablja za sprejemanje zelo pomembnih odločitev, je njegova točnost zelo pomembna. Podatke, pridobljene od predmeta poročila ali iz drugih virov, je treba preveriti. V primerih, ko preverjanje določenih informacij ni mogoče, je treba to zabeležiti.
V večini primerov je opisan postopek za sestavo poročila o prisotnosti. Ta postopek morda ni enak od ene jurisdikcije do druge. V večini primerov pa ima obramba možnost, da ugovarja ali oporeka informacijam, ki jih vsebuje osnutek poročila, pred izdajo končnega dokumenta. Poročilo o navzočnosti mora biti na voljo številnim strankam, vključno s sodiščem, subjektom poročila, njegovim odvetnikom in nasprotnim zagovornikom.