Pisanje osebnega pisma se precej razlikuje od sestavljanja poslovnega ali poklicnega pisma. Lahko je manj formalnega sloga, vendar mora še vedno vsebovati premišljeno vsebino in odražati poznavanje osebe, ki je naslovljena. Neformalnost sloga in nagovora lahko niha, odvisno od osebe, ki ji pišete.
Pozdrav osebnega pisma je lahko videti kot poslovno pismo. Lahko navede ime in naslov osebe, ki ji pišete, preden napišete »Draga teta Jane« ali »Živijo Fred«. To pravilo je prilagodljivo, zlasti če pišete osebno pismo zelo bližnjim sorodnikom ali dobrim prijateljem. Za tiste, s katerimi imate kratko poznanstvo, razmislite o bolj formalni vključitvi nagovora pred pozdravom.
Dejanski pozdrav osebnega pisma je lahko tudi precej neformalen, odvisno od občinstva. Dober prijatelj se lahko ogovori z “Hej, prijatelj!” ali “Živjo Annie!” Bolj formalno osebno pismo se mora začeti s tradicionalnim »Dragi stric Rufus«, ki mu sledi vejica. Za navdušeno, neformalno osebno pismo lahko namesto vejice uporabite klicaj.
Po pozdravu se začne prvi odstavek. Dobro je, da ta odstavek preprosto zamaknete. Ni ga treba postaviti neposredno pod konec »Dragi«, kot je potrebno v poslovnih pismih. Naj bodo odstavki dolgi od pet do sedem stavkov.
Za zaključek pisma ni potreben uradni izraz »S spoštovanjem« poslovnega pisma. Osebno pismo je lahko blizu z “Hvala”, “Toplo”, “Ljubezen” ali “Ostanite hladni!” Temu mora slediti lasten podpis. Zapiranje pa je treba napisati z veliko začetnico.
Obstaja razprava o tem, ali naj bo osebno pismo natipkano ali ročno napisano. Zaželeno je, da je ročno napisano, in to z modrim ali črnim črnilom. Če je napis ali kurziv preveč neurejen, je tipkanje sprejemljivo. Na koncu pozdrava tri do štirikrat presledite navzdol in vnesite svoje ime. Pustite dovolj prostora za podpis s črnim ali modrim črnilom. Vsako vrsto postscripta (PS) je treba tudi parafirati s črnilom.
Ker večina, ki zdaj tipka, to počne v računalniku, lahko izbirate med številnimi pisavami. Izberite preprosto pisavo in razmislite o uporabi večje pisave za družinske člane, ki imajo morda nekoliko zmanjšan vid zaradi starosti ali drugih zdravstvenih stanj. Razmislite o pisavi s 14 ali 16 pikami namesto pisave z 12 pikami.
Kot pri vsakem pisnem gradivu preverite osebno pismo glede pravopisnih ali slovničnih napak. Uporabite tekoči papir, da spremenite napako, ali uporabite preverjanje črkovanja in slovnice v računalniku. To bo pomagalo odpraviti očitne napake ali tipkarske napake, ki zmanjšujejo kakovost osebnega pisma.
Ti zgornji predlogi so zgolj smernice. Dva mlada najboljša prijatelja se lahko na primer dopisujeta z vijoličnim črnilom. Če pa sin ali hči nameravata napisati sporočilo sorodniku, razmislite o tem, da bi napisala s temnejšim črnim ali modrim črnilom. Med tesnimi prijatelji pa gre vse pod pogojem, da ne bo užalilo nobene strani.