Podatkovna datoteka je splošen izraz, ki se nanaša na katero koli računalniško datoteko, ki vsebuje podatke. Ker so to lahko katere koli vrste datotek za shranjevanje podatkov v računalniku, jih uporablja večina uporabnikov računalnikov. Celotno shranjevanje podatkov v sistemu je skupno sestavljeno iz datotek različnih vrst. V poslovnih okoljih se podatkovna datoteka včasih posebej nanaša na zbirko poslovnih informacij, kot so podatki o strankah ali prodajni grafikoni.
Na splošno se podatkovne datoteke najpogosteje imenujejo samo »datoteke«. Podatkovna datoteka pride v poštev, ko je treba del podatkov shraniti ali shraniti. Tudi če uporabnik ne shrani ročno datoteke, lahko računalnik ustvari začasne podatkovne datoteke, da bi stvari bile hitrejše za uporabnika. Ta funkcija se najpogosteje uporablja v spletnih brskalnikih, ki hranijo podatkovni predpomnilnik informacij o spletnem mestu, da uporabniku omogočijo hiter dostop do spletnega mesta pozneje.
Podatkovna datoteka se razlikuje od programske datoteke; medtem ko programske datoteke vsebujejo izvedljivo programsko kodo, podatkovne datoteke shranjujejo podatke, ki jih lahko prikliče aplikacija.
Število vrst podatkovnih datotek je na stotine. Pogoste razširitve vključujejo .xls, ki se nanaša na preglednico Microsoft Excel®, in .efx, običajno dokument eFax. Številne so tudi programske datoteke, vključno z datotekami, ki vsebujejo izvedljivo kodo, vključno z razširitvami .msi, programsko datoteko programa Microsoft Windows® Installer in .dll, datoteko knjižnice z dinamičnimi povezavami.
Odpiranje podatkovne datoteke zahteva uporabo programa, opremljenega z možnostjo branja vrste datoteke. Na primer, besedilna datoteka .txt potrebuje bralnik besedila ali urejevalnik za dostop do podatkov v datoteki, uporabnik pa bi potreboval Microsoft Excel® ali združljiv program, da bi prebral datoteko preglednice Microsoft Excel®. Nekateri programi za obdelavo besedil, kot sta OpenOffice® in Microsoft Word®, imajo možnost branja več vrst podatkovnih datotek in pretvorbe datotek, ki so bile prvotno ustvarjene v drugem programu. Pretvorba vrste datoteke iz enega programa v drugega redko povzroči popolno pretvorbo in pogosto povzroči težave pri oblikovanju ali umestitvi besedila v pretvorjeni datoteki.
Varnostno kopiranje podatkovnih datotek je pomemben del vzdrževanja računalniškega sistema za shranjevanje. Trdi diski se lahko zlomijo z majhnim opozorilom, podatkovne datoteke v računalnikih z več uporabniki pa lahko včasih izginejo brez sledu. Varnostno kopiranje pomembnih podatkov, bodisi na varnostni trdi disk ali na oddaljeni strežnik za shranjevanje podatkov, do katerega dostopate prek interneta, ščiti dostop uporabnika do pomembnih datotek, kot so finančne informacije, medijski projekti ali seminarske naloge. Podatke, izgubljene na pokvarjenem trdem disku, lahko včasih povrne tehnik za računalniško shranjevanje, vendar je postopek lahko drag in počasen ter morda neuspešen.