Ne glede na to, ali uporabljate računalnik v službi ali doma, je pomembno, da ustvarite varnostne kopije datotek in jih občasno posodabljate. Čeprav so možnosti, da se z vašim sistemom nekaj zgodi, sorazmerno majhne, je dejstvo, da se sistemi zrušijo in informacije se lahko izgubijo. Zato bi morali vsi dodati »varnostno kopiranje mojega računalnika« na svoj seznam stvari, ki jih je treba opraviti vsaj enkrat na mesec.
Večina ljudi meni, da je zelo priročno hraniti veliko dokumentov, shranjenih na trdem disku računalnika. Dokumente je mogoče natisniti po potrebi ali občasno posodobiti, če je potrebno, ne da bi morali ustvariti popolnoma nov dokument. Shranjevanje shranjenih datotek na trdi disk je odlično za udobje, vendar ni nujno najvarnejši način. Tako kot pri papirnatih dokumentih je dobro imeti kopijo teh elektronskih datotek shranjeno na drugem mestu.
Ko se trdi disk na kakršen koli način poškoduje, lahko negativno vpliva na vse datoteke, shranjene v sistemu. Datoteke lahko izginejo, postanejo nemogoče odpreti ali pa so podatki v vsakem dokumentu kodirani. V vsakem primeru datoteke niso več uporabne. Na tej točki želite imeti varnostne kopije datotek, ki jih je mogoče naložiti v drug sistem ali obnoviti v računalnik, ko je trdi disk zamenjan ali popravljen. Če ne naredite te beležke za “varnostno kopiranje mojega računalnika” in sledite nalogi, boste porabili veliko časa za ponovno ustvarjanje dokumentov iz pomnilnika.
Drug razlog, da želite narediti to dejanje »varnostno kopiranje mojega računalnika« je, ker namiznega računalnika ne morete vedno vzeti s seboj kamor koli greste. S kopiranjem datotek na CD ROM ali na jump pogon ste učinkovito varnostno kopirali svoje shranjene programe in datoteke ter jih lahko uporabite na prenosnem ali drugem namiznem računalniku na vašem cilju. S tega vidika bo varnostno kopiranje najnovejših različic datotek olajšalo dostop do tistega, kar potrebujete, ne glede na to, kje ste.
Morda boste želeli razmisliti o uporabi oddaljenega strežnika za shranjevanje najnovejših kopij vaših datotek in vseh programov, ki jih potrebujete za njihovo pravilno izvajanje. Obstaja številna podjetja, ki to storitev ponujajo bodisi za majhno plačilo bodisi kot družbeno korist. Dostop do datotek je zaščiten z varnostnimi protokoli, tako da nihče ne more priti do vaših podatkov, razen če vnesete podatke za prijavo. Poleg tega vam ta možnost omogoča preprosto prepisovanje starejše različice z najnovejšimi informacijami ali ustvarjanje in poimenovanje najnovejše različice kot ločene datoteke. To vam omogoča, da se vrnete in pregledate vse, kar je bilo v datoteki, ko ste se odločili slediti imperativu “varnostno kopirati moj računalnik”, možnost, ki vam lahko pride prav, če želite videti, kaj je bilo vneseno do določenega datuma.
Načrtovanje naloge za “varnostno kopiranje mojega računalnika” lahko dosežete tako, da vnesete vnos za redni ročni začetek varnostnega kopiranja. Druga možnost je, da nastavite protokole za samodejni začetek postopka varnostnega kopiranja v skladu s tekočim urnikom. Strokovnjaki običajno priporočajo izvajanje varnostne kopije vsaj enkrat na mesec. Če pa podatke dodajate vsak dan, boste morda želeli načrtovati varnostno kopiranje enkrat na teden. S tem boste zagotovili, da bo količina izgubljenih podatkov, tudi če se kaj zgodi z vašim trdim diskom, minimalna in čas obnovitve razmeroma kratek.