Vodenje podjetja je v mnogih pomembnih pogledih veliko bolj zapleteno, kot je bilo. Zahteve po času in trudu vodstvenih delavcev v podjetju so višje kot kdaj koli prej, a tudi potrebe zaposlenih so višje.
Za te nove potrebe je na voljo sodobna tehnologija. Ena od glavnih oblik te tehnološke pomoči je sistem upravljanja s človeškimi viri ali HRMS. Ta priročna programska aplikacija pomaga utrujenemu delodajalcu, da z enim priročnim orodjem poskrbi za številne funkcije človeških virov. Namesto da bi sledil udeležbi zaposlenih v enem programu baze podatkov in pregledom uspešnosti zaposlenih v drugem programu za obdelavo besedil, lahko delodajalec uporabi HRMS za združitev vseh teh podatkov v en priročen sistem profila zaposlenih.
Z uporabo HRMS lahko delodajalec konfigurira sisteme plač in ugodnosti, ustvari in upravlja sisteme usposabljanja in celo spremlja preglede uspešnosti. Aplikacije segajo v razponu od preprostih sledilnikov časa in prisotnosti do celotnih naborov sistemov za sledenje in podatkov. Nekatere od teh aplikacij so prilagodljive, kar delodajalcem omogoča sledenje takim podatkom, kot so osebna zgodovina zaposlenih, spretnosti in preference na delovnem mestu. Tovrstno elektronsko sledenje podatkov močno olajša obvladovanje potreb zaposlenih in delodajalcem omogoča, da se osredotočijo na druge potrebe. V nekaterih primerih lahko uporaba HRMS pomeni enega zaposlenega manj, ki ga mora delodajalec zaposliti.
Tudi če ima delodajalec direktorja za človeške vire, lahko HRMS poenostavi postopek spremljanja plačilne liste, ugodnosti zaposlenih in pregled podatkov. Vsaj paket HRMS lahko pomaga odpraviti potrebo po dokumentaciji človeških virov. In večje kot je podjetje, večje je število zaposlenih in več HRMS potrebuje.
Nekatere aplikacije HRMS zaposlenim omogočajo tudi upravljanje določenih delov lastnih podatkovnih profilov. Nekatere univerze na primer uporabljajo zbirko HRMS, do katere lahko zaposleni pridobijo omejen dostop, da spremenijo osnovne kontaktne podatke, kot so ime, naslov in telefonska številka. Druge bolj zapletene aplikacije HRMS zaposlenim omogočajo kvalificiran dostop do seznamov delovnih mest v podjetju, tako za ogled kot za prijavo.