Upravljanje življenjskega cikla informacij je ime za strategije in politike, ki jih podjetje uporablja za vzdrževanje in organiziranje digitalnih informacij. Gre za sodoben razvoj strategij, ki se uporabljajo za upravljanje fizičnih podatkov, kot so tisti, shranjeni na papirju, filmu in drugih fizičnih medijih. Podatek je podvržen petim fazam upravljanja življenjskega cikla informacij. To so ustvarjanje, distribucija, vzdrževanje, uporaba in razpolaganje.
Z upravljanjem življenjskega cikla informacij je gibanje in shranjevanje določenega podatka nadzorovano od trenutka, ko je ustvarjen, do trenutka, ko preneha biti uporaben. Običajno se to zgodi v poslovnem kontekstu, čeprav se lahko upravljanje življenjskega cikla informacij uporablja tudi za vzdrževanje podatkov za državne ali druge namene. Politika upravljanja življenjskega cikla informacij v podjetju narekujejo splošni cilji organizacije in je tesno povezana z njeno splošno politiko informacijske tehnologije.
Postopek se začne z ustvarjanjem ali prejemom novega podatka. Podatke je mogoče ustvariti interno, na primer, ko računovodja pripravi proračun za organizacijo, ali pa jih prejme od nekoga zunaj podjetja. To lahko vključuje obrazce, korespondenco ali poročila.
Informacije se nato razdelijo. Na interni ravni se podatki posredujejo delavcem in vodjem v podjetju, ki jih morda potrebujejo za sprejemanje političnih odločitev. Podatki se lahko distribuirajo tudi zunaj prodajalcem, strankam ali delničarjem.
Nato se lahko informacije uporabijo za pomoč pri sprejemanju poslovnih odločitev ali vodenje politike podjetja. Ves čas uporabe in distribucije je treba informacije hraniti. Vzdrževanje vključuje arhiviranje, pridobivanje in prenos informacij. Da bi bile informacije uporabne, jih mora podjetje urediti v vnaprej določenem zaporedju in imeti vzpostavljen sistem za njihovo upravljanje. Del koraka vzdrževanja so tudi procesi za sledenje podatkom, medtem ko so v uporabi.
Končno se informacije razpolagajo. To je politika, določena za ravnanje z informacijami, ki so sčasoma postale manj dragocene. Do takšnih podatkov se manj pogosto dostopa in so morda že izpolnjevali zahteve glede hrambe, ki jih določajo vladna ali organizacijska pravila.
V dobro organiziranem sistemu upravljanja življenjskega cikla informacij se podatki gladko premikajo skozi teh pet korakov. Izjema je, ko se podjetje vključi v pravni postopek. V tem primeru se lahko nekateri podatki zamrznejo ali odstranijo iz splošnega podatkovnega toka, dokler ni mogoče rešiti pravnega vprašanja.