Spletno shranjevanje podatkov služi štirim glavnim namenom. Služi kot dodaten prilagodljiv vir za shranjevanje podatkov, zagotavlja mehanizem za varnostno kopiranje in deluje kot enostaven način za izmenjavo podatkov z drugimi.
Čeprav je fizično lokalno shranjevanje poceni, je spletno shranjevanje podatkov enostavno razširiti. Ko dosežete zmogljivost, preprosto kupite dodaten prostor. Brez te ugodnosti bi bilo treba kupiti in namestiti dodatno strojno opremo za shranjevanje.
Shranjevanje podatkov na internetu je priročen mehanizem izmenjave za posameznike in podjetja. Lahko ga uporabite za nekaj tako preprostega, kot je deljenje elektronskih fotografij s počitnic z družinskimi člani, ali če ste majhno podjetje, lahko partnerjem ali strankam omogočite dostop do poslovnih datotek, zaščiten z geslom.
Spletno shranjevanje podatkov uporabniku omogoča tudi dostop do podatkov s katere koli lokacije, ki ima dostop do interneta. Z razpoložljivostjo internetnih kavarn po vsem svetu lahko dostopate do svojih podatkov skoraj od koder koli.
Ena največjih prednosti pa je varnostno kopiranje. Na žalost je izvajanje rednih varnostnih kopij ena tistih stvari, ki jih vsi priporočajo, vendar le malo ljudi dejansko počne. In ko je varnostno kopiranje opravljeno, so podatki o varnostni kopiji pogosteje shranjeni na istem mestu kot računalnik. V primeru nesreče se lahko računalnik in varnostna kopija zlahka izgubita.
Internetne storitve shranjevanja podatkov morajo biti varne in zaščitene z geslom. Nekateri raje dodajo dodatno mero varnosti, tako da uporabnikom zagotovijo žeton gesla, ki ustvari geslo, ki se uporabi samo enkrat in se nato zavrže. Običajno je zelo enostaven za uporabo in ponuja enostaven spletni vmesnik, iz katerega lahko delate. Seveda pa je do njega mogoče dostopati iz katerega koli računalnika na svetu, če se lahko avtentikacijo v sistemu.
Prodajalec spletnega shranjevanja podatkov ima običajno popolnoma upravljano in varno rešitev s podporo in spremljanjem 24×7. Sam objekt bi moral imeti lastno odvečno varnostno kopijo.
Obstajajo različne ravni spletnega shranjevanja podatkov. Za neobčutljive podatke sta ustrezna osnovna hramba in dostop. Če se shranjujejo občutljivi podatki, bo morda potrebna dodatna varnost, na primer šifriranje ali dvofaktorsko preverjanje pristnosti. Čeprav se podatki prenašajo po internetu, bodo močne tehnologije šifriranja poskrbele, da bodo podatki ostali zasebni.
Za organizacije, ki se ukvarjajo s težkimi obdelavami podatkov, bo shranjevanje podatkov v živo zagotavljalo varnostno kopiranje v realnem času. V tej strategiji so transakcije objavljene hkrati na vaših glavnih računalnikih in na rezervnem mestu.
V primeru izgubljenih datotek je obnovitev preprosta, običajno zahteva le nekaj klikov z miško. V primeru izgube večjega števila datotek, operater shranjevanja podatkov običajno zagotovi možnost, da podatke na CD-ju pošlje stranki.
Strokovnjaki za načrtovanje nesreč priznavajo potrebo po varnostnem kopiranju zunaj mesta kot del načrta za nesreče. Nesreče, kot so požar in poplave ali kibernetski napadi, so lahko katastrofalne za korporacijo katere koli velikosti, če ni vzpostavljene strategije redundance.