Upravljanje odprtokodnih dokumentov je neke vrste orodje ali sistem, ki se opira na računalniško programsko opremo za pomoč pri upravljanju zapisov ali drugih dokumentov. Upravljanje dokumentov na splošno je izraz za spremljanje papirnih ali elektronskih dokumentov. Sistemi za upravljanje dokumentov so lahko preprosti ali zapleteni. Za shranjevanje velike količine informacij se lahko zanesejo na tradicionalne sisteme za shranjevanje na papirju ali novo tehnologijo.
Večina sistemov za upravljanje dokumentov ima več skupnih značilnosti. Sistemi za upravljanje dokumentov ocenjujejo fizični prostor, ki je na voljo za shranjevanje dokumentov, največjo zmogljivost računalniške strojne opreme, kot je strežnik, in metode, ki so na voljo za elektronsko izdelavo papirnih dokumentov. Slikanje ali skeniranje dokumentov v digitalno obliko je pogosto del sodobnega upravljanja z dokumenti.
Odprtokodna programska oprema se nanaša na programe, ki ne vključujejo zaščitene izvorne kode. To pomeni, da si lahko vsak ogleda, kako je bil program ustvarjen, ali spremeni kodo, da ustreza svojim potrebam. Odprtokodna programska oprema je alternativa lastniški programski opremi, kjer je izvorna koda zaščitena, da se prepreči “povratni inženiring” in neželeno spreminjanje programske opreme.
Odprtokodni sistemi za upravljanje dokumentov vključujejo možnosti, kot je odprtokodni sistem za upravljanje vsebine (CMS). Sistem za upravljanje vsebin je postal splošen vir za shranjevanje podatkov v podjetju. To je še en splošni izraz, ki se v resnici nanaša na katero koli metodo za upravljanje skupnega delovnega toka v podjetju. Omogočanje oddaljenega dostopa in dostavo podatkov z ene lokacije na drugo je zelo pogosto del tega, kar CMS naredi za podjetje. To je le ena od številnih možnosti odprtokodnih orodij, ki lahko pomagajo spodbujati konkurenčno upravljanje dokumentov za podjetje.
Zagovorniki odprtokodne programske opreme opozarjajo na to, kako ta možnost spreminja poslovni model za podjetniško tehnologijo. Podjetja, ki izberejo odprtokodne sisteme za upravljanje dokumentov, lahko izkoristijo brezplačne tehnologije, ki spodbujajo proaktivni inženiring na delovnem mestu. Upravljanje odprtokodnih dokumentov lahko prihrani tudi denar podjetja.
Številni ponudniki tehnologije tekmujejo v ponudbi izdelkov in storitev, povezanih z upravljanjem odprtokodnih dokumentov. Ti vključujejo odprtokodni portal za pretok podatkov ali odprtokodno PHP kodiranje ali razvoj v drugih računalniških jezikih, ki podjetjem pomaga pri prilagajanju različnih odprtokodnih elementov. Ti so lahko bistvenega pomena pri spodbujanju splošnih IT rešitev za katero koli veliko podjetje.