Po internetu so na voljo različne vrste informacij ali vsebin. Ta vsebina zahteva organizacijo na več različnih načinov, odvisno od njene vrste. Urejen nadzor nad temi informacijami je znan kot upravljanje vsebine.
Upravljanje vsebin, znano tudi kot CM, vključuje vse tehnologije, tehnike in procese, ki jih podjetje morda potrebuje za vzdrževanje svoje vsebine. Takšni sistemi lahko vključujejo platforme za objavljanje, podporo za zbiranje, objavljanje in skupno rabo datotek ter številne druge vrste upravljanja. Nekatera podjetja lahko razvijejo notranje procese za ta sredstva. Drugi lahko najamejo določena podjetja, ki so specializirana za upravljanje vsebine, ali kupijo programsko opremo, ki jim bo pomagala manipulirati z datotekami.
Upravljanje posamezne vsebine se razlikuje glede na njeno vrsto. Vsebina je lahko v obliki osnovnih besed ali sestave stavkov. To lahko velja za spletna mesta z novicami, informativne članke ali navodila. Vsebuje lahko tudi hiperbesedilne povezave, ki bralca usmerijo na dodatne informacije.
Digitalne vsebine so lahko veliko bolj zapletene. Lahko obstaja v večpredstavnostnih datotekah, kot so video ali zvočne datoteke. Ko ima podjetje te vrste datotek za upravljanje, bodo morda potrebovale dodatno tehnično podporo in virtualni prostor za shranjevanje.
Običajno se za nadzor upravljanja vsebine uporablja sistem za upravljanje vsebine ali CMS. Ne samo, da se tak sistem razlikuje glede na vrste vsebine, ki se upravlja, ampak tudi glede na potrebe podjetja, ki je lastnik vsebine. Nekatera podjetja imajo lahko samo enega ali dva zaposlena, ki potrebujeta dostop do vsebine. Ta situacija lahko zahteva le preprosta orodja za upravljanje vsebine.
Druga podjetja morda potrebujejo več delavcev za urejanje ali ogled njihove vsebine. Ta podjetja bodo morda potrebovala bolj zapletene sisteme za upravljanje vsebine, da bodo svoje informacije organizirale. Če se to zgodi, je usposabljanje za sistem običajno potrebno tudi za zaposlene.
Sistemi za upravljanje vsebine lahko podjetjem nudijo tudi druga orodja. Nekateri sistemi poleg objavljanja, urejanja in shranjevanja omogočajo sodelovanje med zaposlenimi. To je lahko koristno, če so zaposleni oddaljeni ali ne delajo vsi na istem mestu. Naloge je pogosto mogoče dodeliti tudi prek sistema za upravljanje vsebin. Mnoga podjetja raje uporabljajo sistem za upravljanje vsebine, ki omogoča arhiviranje ali brisanje stare vsebine, ki ni več v uporabi, da prihrani prostor in prihodke.
Pri uporabi te vrste sistema je običajno dovoljenih več vlog. Ustvarjalec ima na voljo orodja za ustvarjanje nove vsebine in njeno spreminjanje, urejevalnik pa lahko spreminja tudi in ima lahko na voljo nekoliko drugačen nabor orodij. Založnik je lahko odgovoren za pripravo vsebine za javni ogled, medtem ko skrbnik nadzira celoten postopek in podeljuje dovoljenja za dostop do opravil in orodij. Drugim zaposlenim je lahko dovoljen dostop za gledalce ali gostje, da si ogledajo dokumente, vendar ne spreminjajo.