Odprtokodna programska oprema za izdajanje računov je izvedljiva možnost za številna mala podjetja in neodvisne izvajalce, še posebej, ko se prvič uvajajo in je denar za programsko opremo nekoliko omejen. Te odprtokodne rešitve bodo pogosto zagotovile vsa orodja, potrebna za ustvarjanje osnovnih računov, ki jih je mogoče natisniti in poslati strankam po pošti ali priložiti e-poštnim sporočilom kot dokumente. Pri obravnavi različnih možnosti za odprtokodno programsko opremo za izdajo računov je pomembno upoštevati dejavnike, kot so funkcionalnost, enostavna uporaba in zmožnost relativno enostavnega uvoza in izvoza podatkov v druge sisteme.
Eden glavnih dejavnikov, ki jih morate upoštevati pri vsaki odprtokodni aplikaciji, je obseg funkcij, ki so na voljo s programsko opremo. V idealnem primeru želite izbrati odprtokodno programsko opremo za izdajo računov, ki vam bo omogočila prilagajanje predloge, dodajanje informacij, kot so ime podjetja, naslov za nakazilo in kontaktni podatki. Prav tako želite uporabiti aplikacijo, zaradi katere je izračun dolgovanega zneska nekoliko preprost. Zelo koristno je na primer odprtokodno orodje, ki vam omogoča, da vnesete količino in ceno na enoto za postavko vrstice in nato programsko opremo izračunate skupni znesek za ta element. Osredotočite se na aplikacije, ki omogočajo enostaven vnos podrobnosti postavke, kot so opisi izdelkov, in vam omogočajo ustvarjanje tabel, tako da je mogoče podatke pridobiti za kasnejšo uporabo.
Nekaj drugih funkcij, vključenih v odprtokodno programsko opremo za izdajo računov, bo dodalo vrednost programa vašemu podjetju. Zelo pomembna je zmožnost shranjevanja računa v obliki, ki jo stranke zlahka odprejo, obenem pa preprečimo spremembe računa s strani nepooblaščenih oseb. Poleg tega bi vam morala aplikacija omogočati ustvarjanje profilov strank, ki zajemajo osnovne informacije, kot so cene za različne storitve, imena in naslovi strank ter celo e-poštni naslovi. Ko je ta podrobnost povezana s posebnimi kodami, ustvarjenimi v sistemu, lahko to pomaga zmanjšati čas vnosa podatkov, saj se informacije pridobijo in izpolnijo, ko začnete ustvarjati nov račun za to stranko.
Poleg funkcionalnosti želite tudi odprtokodno programsko opremo za izdajo računov, ki omogoča enostaven vnos podatkov, ne da bi morali iti skozi veliko korakov za dokončanje računa. Premikanje od enega polja predloge do drugega mora biti preprosto in tekoče, kar omogoča učinkovit vnos podatkov. V idealnem primeru ustvarjanje predloge računa, prilagajanje polj in možnost uporabe te predloge za ustvarjanje računov ne bi smelo trajati dolgo.
Prednost je tudi možnost pridobivanja informacij iz drugih baz podatkov in nalaganja v odprtokodni program za izdajo računov. Na primer, možnost interakcije s podatki o strankah, ki jih najdemo v preglednici ali v prodajni bazi podatkov, pomeni zmanjšanje potrebe po ustvarjanju profilov strank in vnašanju cen iz nič. Ta vidik lahko prihrani veliko časa, še posebej, če vaše podjetje začenja rasti in pridobivati stalen tok novih strank. S številnimi različnimi možnostmi odprtokodne programske opreme za izdajanje računov, ki so na voljo, lahko manjša podjetja preprosto naredijo seznam potrebnih funkcij in funkcij, nato pa identificirajo vsaj nekaj odprtokodnih aplikacij, ki bodo ustrezale tem potrebam.