Celotno upravljanje tiskanja se od povprečnih dejavnosti upravljanja tiskanja razlikuje po tem, da gre za poglobljeno oceno produktivnosti tiskalniške infrastrukture. Pri ugotavljanju, kako dobro te storitve delujejo, upošteva strojno opremo, programsko opremo in praktične tiskarske storitve. Celotno upravljanje tiskanja lahko poveča kakovost in dobičkonosnost tiskarske operacije. Če lastnik podjetja odda celotno upravljanje tiskanja v zunanje izvajalce drugemu podjetju, bo morda po pregledu ocen produktivnosti in naknadnih operativnih spremembah lahko prejel predloge, kako narediti svoje tiskarsko okolje bolj sposobno preživeti.
Z vlaganjem v popolno upravljanje tiskanja bodo skrbniki morda lahko naredili svoje tiskalno omrežje učinkovitejše in bolj obvladljivo. Nekatera poročila kažejo, da lahko podjetja znižajo svoje operativne stroške tiskanja tudi za 30 %. Predlogi za upravljanje produktivnosti lahko vključujejo nakup nove, večnamenske opreme ali preprosto ponovno konfiguracijo stare opreme in njeno prestavitev. Če bi skrbnik tiska naredil takšne spremembe, se lahko odstotek prihrankov in dobičkonosnosti še povečata.
Celotno upravljanje tiskanja lahko zagotovi praktičen pogled na operacijo tiskanja. Na primer, poročila s podrobnostmi o uporabi tiskalnika lahko skrbniku omogočijo vpogled v to, kako dobro in kako pogosto se uporabljajo njegovi tiskalniki. S temi poročili bo morda lahko poenostavil operacije, tako da bo učinkovita uporaba tiskalnika čim boljša. Skoraj vsak vidik tiskarske operacije je mogoče nadzorovati in upravljati s celotnim programom za upravljanje tiskanja, od vnosa naročil in pošiljanja do upravljanja zalog in notranjega mehkega znižanja stroškov.
Celoten program za upravljanje tiskanja lahko neposredno vpliva na posameznike, ki se ukvarjajo s tiskarskimi storitvami, od strank do strokovnjakov za informacijsko tehnologijo. Ker lahko popolno upravljanje tiskanja skrbnikom ponudi možnost izboljšanja svojih podpornih storitev, bodo strokovnjaki za informacijsko tehnologijo lažje našli svoje delo in lahko namenili manj časa odpravljanju težav s tiskanjem. To prihrani čas strokovnjakom za optimizacijo tiskarskih storitev. Nato lahko stranke uživajo v povečani in hitrejši izdelavi dokumentov, če uporabljajo storitve, ki jih informacijski tehnologi vzdržujejo v okviru celotnega programa za upravljanje tiskanja.
Poleg tega lahko program skrbnikom zagotovi portfelje in profile. V teh se lahko nove strategije upravljanja tiskanja priporočajo skrbnikom, ki želijo povečati produktivnost in prihraniti denar ter strankam zagotoviti najboljše možne storitve tiskanja. S temi informacijami je mogoče upravljati in se izogniti nepričakovanim stroškom popravil. Tveganja je mogoče zmanjšati na minimum s sledenjem sredstev in obračunavanjem vseh stroškov poslovanja. Prihodnje poslovanje je mogoče načrtovati tudi s projekcijami tako širitve kot tehnologije.