Obstaja več načinov za organizacijo spletne konference v živo za podjetja ali za družino in prijatelje. Prepričajte se, da z gosti ne prihaja do sporov v urniku, tako da izberete datum in uro, ki ustrezata vsem vpletenim. Spletna konferenca ne sme biti spontana odločitev, zato jo skrbno načrtujte. Če nameravate uporabljati profesionalno storitev spletnih konferenc, prosite za priporočila. Lahko pa se odločite tudi za uporabo programskega paketa za spletne konference. Če nameravate izvesti video spletno konferenco, se prepričajte, da ima vsak od vaših gostov računalnik z delujočo spletno kamero.
Če uporabljate programsko opremo za spletne konference, dobite najboljšo ponudbo tako, da raziščete spletno stran in primerjate cene. Preberite ocene ali prosite svoje goste, da vzorčijo program in ponudijo svoj prispevek. Če mesečno gostite spletne konference v živo, nekatere storitve zaračunajo mesečno naročnino. Programska oprema mora biti tudi enostavna za uporabo, zlasti za tiste, ki se ne ukvarjajo s spletnimi konferencami v živo.
Preden se dogovorite za svojo prvo spletno konferenco v živo, se prepričajte, da so vsi udeleženci pripravljeni. Predhodno se pogovorite z gosti, da ugotovite, ali ima vsak nameščen združljiv spletni brskalnik, ki bo deloval s programsko opremo za konference, ki jo boste uporabljali. Preberite, katere druge računalniške zahteve so vključene in obvestite svoje goste.
Preden se spletna konferenca v živo izvede, se prepričajte, da v programski opremi ni nobenih napak ali napak. To storite tako, da si ogledate video demo, preden se zavežete k nakupu programa. Če je vaša spletna konferenca v živo poslovna, morate zbrati svojo dokumentacijo, podatke in druge pomembne informacije, preden se začnete izogniti neprijetni situaciji, ko se morate opravičiti s konference in poiskati svoje delo.
Poskrbite, da bo vaša spletna konferenca na mirni lokaciji. Izberite sobo brez motenj. To pomeni, da med konferenco ni hrupnih otrok ali hišnih ljubljenčkov.
Pomembno je zagotoviti varnost in varnost za vse, ki sodelujejo na konferenci. To pomeni, da imate v računalniku nameščen dober protivirusni in protivohunski program. Če imate nameščen požarni zid, boste morda morali spremeniti nastavitve, da odblokirate konferenčno programsko opremo. Nekateri programi za spletne konference imajo morda vnaprej nameščeno protivirusno in protivohunsko zaščito. Če želite zagotoviti, da ni spora z obstoječimi programi, ki jih imate v računalniku, boste morda morali onemogočiti protivirusni program.