Shranjevalni zapis je niz podatkov, ki so med seboj povezani. Računalniki hranijo in povezujejo informacije v zapisu za shranjevanje, ki ga je mogoče priklicati, ko želi uporabnik ali program poiskati vse, kar je povezano z indeksom zapisa ali predmetom. Sistemi za upravljanje baz podatkov pogosto uporabljajo zapise za shranjevanje za razvrščanje in organiziranje informacij, ki se običajno vnesejo v polja.
Uporabniki lahko definirajo zapis za shranjevanje v bazi podatkov tako, da povežejo vhode s skupnim indeksom ali objektom. Na primer, ločena polja, kot sta telefonska številka in naslov, se lahko povežejo s posameznim imenom, ki je indeks za zapis. Številne baze podatkov omogočajo bolj izpopolnjen sistem klasifikacije, ki lahko združuje številne vhode pod en objekt. Sistemi za upravljanje baz podatkov so priročen način, da lahko takoj pridobite vse informacije, povezane z enim zapisom.
Mobilna računalniška tehnologija uporablja zapise za shranjevanje, ko uporabniki ustvarijo imenike ali skupine internetnih povezav. V teh zapisih so e-poštni naslovi, telefonske številke in drugi osebni podatki povezani z imenom. Funkcije hitrega klicanja so še ena oblika zapisa za shranjevanje, saj so imena ali telefonske številke povezane z eno samo številko tipkovnice.
Iskanja se lahko izvajajo tudi v sistemu za upravljanje baz podatkov, da se prikaže zapis za shranjevanje, če vsebuje informacije, povezane z uporabniško definirano ključno besedo ali razmerjem. Na primer, če želi uporabnik poiskati vse prodajne transakcije v določenem časovnem obdobju, bo sistem za upravljanje baze podatkov preiskal vse zapise, ki vsebujejo datume, določene v obsegu. Ko uporabniki najdejo nove povezave, lahko ustvarijo nov zapis za shranjevanje, da med seboj povežejo ločena polja podatkov.
Programske aplikacije potegnejo podatke, ki so shranjeni na trdem disku ali strežniškem zbirki podatkov, in prikažejo informacije v skladu z vnaprej določenimi nizi. Na primer, zapis, izvlečen z uporabo študentovega imena, lahko vsebuje njegovo identifikacijsko številko (ID), vpisane tečaje in prislužene ocene. Podatki, ki jih vsebuje zapis za shranjevanje, se dejansko vnesejo v različna polja v programu baze podatkov. Ločena polja se prikažejo kot en zapis, ko je ime študenta uporabljeno kot ključna beseda za iskanje, saj so vsa polja povezana z njegovim imenom.
V datoteke je mogoče shraniti več zapisov za shranjevanje. Na primer, datoteka lahko vsebuje zapise vseh učencev, vpisanih v določen tečaj ali šolo. Vsak seznam študentov ostane ločen zapis za shranjevanje v datoteki. Poleg tega vsak zapis vsebuje enaka polja in vrsto informacij. Na primer, v datoteki predmeta lahko vsak zapis študenta navaja ID študenta, številko predmeta in pridobljeno oceno.