Evidenčni arhitekt je podjetje ali arhitekt posameznik, ki je naveden na gradbenem dovoljenju za gradbeni projekt, za katerega je sklenjen pogodbo. Dovoljenje se pridobi s pošiljanjem vloge, projektnih risb in gradbenih specifikacij regulativnemu organu, ki je pristojen za območje, kjer bo gradnja potekala. Če nameravajo različni arhitekti delati na enem projektu, je lahko več kot en zapis. Veliko podjetje lahko vzpostavi delovni odnos tudi z lokalnim arhitektom, čigar ime bo navedeno na vlogi in dovoljenju.
Za gradnjo na določenih območjih, kot so tista, ki so potresno aktivna ali imajo določeno vrsto terena, so morda potrebna posebna znanja. Lokalni arhitekt lahko nadzoruje projektne operacije in tako postane arhitekt zapisov. V Združenih državah na primer tak status pomeni, da podjetje nadzoruje projekt, navaja Nacionalni svet arhitekturnih registracijskih odborov (NCARB). NCARB zahteva, da arhitekti poskrbijo, da se upoštevajo ustrezne zakonske zahteve za registracijo, tudi če oddajo pripravo dokumentov zunanjim izvajalcem. Opredeljuje tudi merila za odgovornost pri njihovem nadzoru nad projekti.
V skladu s smernicami NCARB mora arhitekt evidence vedno nadzorovati, kaj gre v dokumente, pozna vsebino in biti profesionalen pri njihovi pripravi. Voditi morajo tudi evidenco, da zagotovijo, da so ta merila izpolnjena najmanj pet let. Poudarjena je tudi kakovost komunikacije in ob pridobitvi gradbenih dovoljenj je treba vzpostaviti elektronsko komunikacijo med vsemi vpletenimi v projekt.
Arhitekt bi moral biti odprt tudi za skupno rabo tehničnih datotek prek strežnikov File Transfer Protocol (FTP) za najhitrejšo komunikacijo. Sestanki in pregledi prek interneta so najboljši način za vse strani, da ostanejo na tekočem o projektih. Vzorčni zakon in predpisi NCARB usmerjajo arhitekte, kako upoštevati ta pravila, ko se dokumenti pripravljajo drugje. Arhitekt zapisa mora biti tudi vedno odgovoren pri strokovnem ravnanju s svojo dokumentacijo.
Vsak arhitekt zapisa je odgovoren tudi za zagotovitev, da so med projektom izpolnjene vse varnostne kode. To velja za to, ali so primarno podjetje za projekt ali jih sklene večje arhitekturno podjetje. Ne glede na nadzor nad vodenjem evidenc je večina držav v Združenih državah uporabljala standard NCARB, nekatere pa so dodale zahteve, ki opredeljujejo, kako se arhitekt zapisa identificira na dokumentih.