Z ustvarjanjem organiziranega sistema arhiviranja bo pisarna delovala bolj gladko, ne glede na to, ali delate od doma ali v velikem skupnem delovnem prostoru. Logični sistem arhiviranja je ključnega pomena, ko več posameznikov uporablja iste datoteke, saj bo vsem omogočil hiter in enostaven dostop do informacij, ki jih potrebujejo. Če organizirate svoj arhivski sistem, načrtujte, da si boste za to vzeli vsaj en dan, da ne boste izgubili sledi, kaj počnete sredi postopka.
Če želite začeti ustvarjati organiziran sistem arhiviranja, razdelite svoje delo v dve kategoriji: aktivno in arhivsko. Aktivno gradivo bi vključevalo nerešene ukrepe, projekte, ki so v teku, ali gradivo za branje, ki mora biti zlahka dostopno. Arhivsko gradivo vključuje podatke, za katere ni treba, da so takoj dostopni. Načrtujte, da boste poleg mize namenili prostor za aktivne predmete in še en prostor za arhivsko delo. Načrtujte tudi urnik zavrženja arhivov. Preden zavržete arhivirano gradivo, upoštevajte zakonske omejitve: nekatera podjetja morajo na primer hraniti finančne evidence za določeno časovno obdobje.
Upoštevajte vrsto aktivnih materialov, ki jih imate v teku, ko ustvarjate organiziran sistem arhiviranja. Če ste na primer računovodja, imate morda odprte račune, obveznosti, zapadle račune in poročila o dobičku in izgubi za četrtletje, v katerem delate. Če ste oblikovalec, imate morda več tekočih projektov za različne stranke, vzorci na čakanju, ponudbe, na katere čakate na odgovor, in tako naprej. Sestavite niz ohlapnih kategorij za vaš sistem arhiviranja in načrtujte ustvarjanje podkategorij znotraj splošnih kategorij. Tako veste, da lahko vse čakajoče račune najdete na primer na enem osrednjem mestu. Znotraj te lokacije so lahko računi razvrščeni po abecedi po prodajalcih, po znesku ali na drug način, ki je za vas smiseln.
Nato nastavite svoje arhivske mape. Pri ustvarjanju organiziranega sistema arhiviranja načrtujte uporabo metode, ki je logična za vas in druge v pisarniškem okolju. Morda želite arhive organizirati po abecedi po projektih. V majhni pisarni, kjer so datoteke shranjene na osrednji lokaciji, bi morali arhive verjetno razdeliti po temah: projekti, finančni zapisi, uporabniški priročniki itd. Znotraj vsake široke kategorije naredite manjše mape.
Ko izdelujete mape za organiziran datotečni sistem, uporabite velike, lahko berljive pisave na zavihkih, ki izstopajo precej nad ostalo mapo, tako da lahko hitro najdete razdelek. Morda se vam zdi koristna tudi uporaba barvno kodiranih zavihkov ali datotek, tako da lahko vidite jasno vizualno razčlenitev med kategorijami. Imejte pri roki zalogo map, zavihkov in opreme, da boste lahko preprosto ustvarili več datotek, ko boste to potrebovali: ne podlegajte skušnjavi pladnja, ki ga je treba vložiti.
Ko zgradite okostje svojega sistema arhiviranja, lahko integrirate ves papir in tisk, ki ga je treba vložiti. Izpraznite vse svoje omare za spise, čakajoče pladnje in druge sveženj papirja. Pojdite skozi ves material in najprej določite, kaj je treba obdržati in kaj zavreči. Vsakega kosa papirja ni treba shraniti: ohranite ustrezen ali uporaben material in se znebite preostalega. Vaš arhivski sistem ne sme vsebovati vsakega posameznega kosa papirja, ki je bil kdaj uporabljen v zgodovini podjetja. Ko čistite, razvrstite gradivo v aktivne ali arhivske kategorije in ga vložite v ustrezno območje.
Ko boste enkrat ustvarili organiziran sistem arhiviranja, boste verjetno ugotovili, da je vaše življenje veliko lažje. Vzdrževajte sistem s pogostim čiščenjem starega materiala in ostanite na vrhu svojega vložka, da preprečite kopičenje materiala.