Kaj je avtomatizirano računovodstvo?

Avtomatizirano računovodstvo je pristop k vzdrževanju posodobljenih računovodskih evidenc s pomočjo računovodske programske opreme. Poslovna programska oprema te vrste je pogosto konfigurirana tako, da omogoča enostavno navzkrižno knjiženje terjatev in obveznosti, kar odpravlja potrebo po vnosu več knjiženj za vodenje računovodskih evidenc v skladu s splošno sprejetimi računovodskimi načeli. Veliko bolj priljubljenih avtomatiziranih računovodskih sistemov je mogoče prilagoditi potrebam podjetja, ki kupi programsko opremo, kar omogoča ustvarjanje prilagojenih poročil in uporabo standardnih formatov poročil, vključenih v programski paket.

Postopek avtomatiziranega računovodstva lahko prihrani veliko časa pri knjiženju dobropisov in bremenitev. Namesto da bi morali vnesti v različne knjige, kot je običajno pri bolj tradicionalnih metodah, je večina računovodskih programskih paketov strukturirana tako, da omogoča ročni vnos transakcije v eno polje na eni strani. Od tam programska oprema samodejno poveže transakcijo z vsemi drugimi ustreznimi zapisi v programskem paketu. Ko je transakcija vnesena, bodo podatki vključeni v vsako ustvarjeno poročilo, ki je strukturirano tako, da zajema datum tega vnosa.

Poleg poenostavitve postopka ročnega vnosa podatkov v avtomatiziran računovodski sistem je mogoče številne knjigovodske programske pakete povezati s kreditnimi karticami in bančnimi računi. Z uporabo vmesnika, ki je vgrajen v programsko opremo, se plačila lahko nakažejo prodajalcem in se samodejno prenesejo na ustrezen račun prodajalca in številko računa v računovodskih evidencah. Hkrati lahko stranke nakažejo spletno plačilo prek povezav, ki jih sistem vključuje z vsemi elektronskimi računi, ki so poslani tem strankam. Z uporabo povezave za oddajo plačila programska oprema samodejno prejme plačilo, ga knjiži na pravilni račun stranke in številko računa ter nato usmeri plačilo na bančni račun, ki ga določi končni uporabnik.

Danes avtomatizirano računovodstvo velja za osnovno komponento večine strategij načrtovanja virov podjetja ali ERP. Varne funkcije in prihranek časa lahko močno povečajo učinkovitost računovodske ekipe. Poleg tega računovodska programska oprema vključuje funkcije, ki omogočajo ustvarjanje in distribucijo elektronskih računov strankam, je izjemno učinkovito orodje. Uporaba teh funkcij omogoča prejemanje plačil v kratkem času, bodisi zato, ker lahko stranka odobri plačilo in pošlje ček v krajšem času, bodisi zato, ker uporablja možnost oddaje elektronskega plačila. V obeh primerih ima podjetje koristi od povečanja prejemkov svojih terjatev v kratkem času, kar podjetju omogoča dostop do več gotovine v blagajni za upravljanje vsakodnevnega poslovanja.