Računovodski podatki so zbirka finančne dokumentacije, ki podpira računovodski izkaz. Ljudje te podatke uporabljajo za pripravo računovodskih izkazov in izjav, revizorji pa jih lahko pregledajo, da potrdijo točnost izjave. Ljudje s spori glede svojih računov pri banki ali podjetju lahko zaprosijo tudi za ogled računovodskih informacij, da ugotovijo, kako je podjetje prišlo do določenega zaključka ali stanja. Te informacije so predmet sodnega poziva v primerih, ko ljudje sumijo, da je za težave z računovodstvom odgovorna pravna kršitev.
Nekatera podjetja vodijo elektronske računovodske podatke. Zaposleni v računovodstvu vnašajo finančne dejavnosti v elektronski sistem, sistem pa lahko naleti tudi na samodejno delovanje. Na primer, ko nekdo v trgovini z živili potegne debetno kartico, bo signal potoval v bančni računovodski sistem in prišlo bo do samodejne prilagoditve, ki bo odražala nakup. Morda so na voljo tiskane kopije za varnostno kopiranje elektronske dokumentacije.
Drugi računovodski podatki so na voljo v papirni obliki. To lahko vključuje stvari, kot so osebne čekovne knjižice, potrdila in tako naprej. Podjetja s papirnatimi evidencami jih hranijo na varnem mestu, da preprečijo izgube, in lahko naredijo kopije za referenco in udobje, da zagotovijo dostop do informacij, ko jih potrebujejo. Včasih se lahko izvedejo koraki za digitalizacijo teh podatkov, da postanejo bolj priročni in enostavni za dostop, nekateri stari zapisi pa se lahko shranijo na mikrofilm ali v druge arhivske formate, ker izvirna dokumentacija ni več na voljo.
Zakon zahteva, da ljudje hranijo računovodske podatke za določeno časovno obdobje, na primer sedem let. Po tem obdobju se lahko ljudje odločijo, da bodo stare finančne evidence raztrgali ali kako drugače uničili, čeprav se mnoga podjetja odločijo, da jih obdržijo, saj so lahko v prihodnosti dragoceni za preiskave, primerjalno poročanje in druge dejavnosti. Ljudje, kot so davčni revizorji in regulatorji, lahko zahtevajo popolne računovodske informacije, če imajo pomisleke glede računovodskih izkazov in želijo sami preveriti informacije.
Pri pregledovanju računovodskih podatkov so ljudje zelo pozorni na očitne razlike ali zmedene vnose. To lahko vključuje dokaze o manjkajočih informacijah, dokumentacijo na papirju, ki se ne ujema z danimi izjavami, in druge znake nepravilnosti ali napak. Ko mora nekdo pregledati velike količine računovodskih informacij, je lahko vključena skupina ljudi, ki pregleda gradivo, pa tudi dvakrat preveri delo drugih, da se prepriča, da nič ne uide njihovim revizijskim dejavnostim.