Knjiga je knjiga ali računalniška datoteka, ki se uporablja za vnos računovodskih evidenc. Običajno navaja obremenitve in kredite, povezane s subjektom, za katerega se evidentirajo transakcije. Knjige so bile tradicionalno na papirju in pogosto vpisane v vezane knjige. Z začetkom računalniške dobe so elektronske različice postale pogostejše.
Obstajajo tri pogoste vrste knjig: glavne, nakupne in prodajne knjige. Pogosto se vsi trije uporabljajo skupaj. Glavna knjiga je najbolj dodelana, medtem ko se v knjigi nakupov in prodaje beležijo transakcije le upnikov oziroma kupcev.
Glavna knjiga je običajno organizirana s petimi različnimi vrstami računov: sredstva, obveznosti, prihodki, odhodki in lastniški kapital. Nekatere glavne knjige bodo pokazale tudi dobičke in izgube. Uporablja slog vnosa, znan kot dvostavno knjigovodstvo. To pomeni, da če je nekaj odvzeto z enega računa, je treba to dodati drugemu. Standardna oblika je, da so vnosi v breme prikazani v stolpcu na levi strani in v dobropisih na desni.
Knjiga nakupov spremlja vse zneske, ki so plačani in dolgovani dobavitelju kredita. To je lahko ena knjiga z več kategorijami ali serija knjig, tako da je za vsakega dobavitelja ena. Običajni vnosi vključujejo informacije iz računov in dobropisov. Znesek, ki se dolgova do dobavitelja, je stanje, znano tudi kot računi ali obveznosti do dobaviteljev.
Knjiga prodaje sledi kreditnim računom strank ali dolžnika. Ta zapis se pogosto imenuje računi ali poslovne terjatve. Stanje na tem računu je znesek, ki ga dolgujejo kreditnim strankam. Te vrste transakcij se evidentirajo kot sredstva. Prodajne knjige se pogosto uporabljajo za ugotavljanje, koliko dolgujejo stranke ob koncu meseca, ali za ustvarjanje poročil o prodaji.
Knjige običajno služijo kot trajna evidenca za vse finančne transakcije podjetja. Pogosto se uporabljajo za pripravo računovodskih izkazov za vsako poročevalsko obdobje. Ti zapisi so lahko uporabni tudi za raziskovanje preteklih težav. Natančne poslovne knjige niso najboljše le za dobrobit subjekta, ampak tudi pravna potreba.
Računalniške knjige so na voljo v različnih formatih, odvisno od potreb subjekta. Majhne, preproste operacije lahko pogosto uporabljajo preglednice za sledenje računom. Večje organizacije pogosto uporabljajo računovodsko programsko opremo. To je lahko izdelek množičnega trga, prilagojen program ali programska oprema, ki je razvita posebej za podjetje.